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ColiPoste : créer et optimiser sa base de données

ColiPoste optimise la gestion de ses 11 000 fournisseurs avec Business Add-on, la toute nouvelle solution de gestion du référentiel Tiers dans SAP ©. ColiPoste utilise une base de données crée et optimisée avec Altares.

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Les enjeux de ColiPoste, opérateur du Groupe La Poste

Stéphane Gontard, Directeur des Achats de ColiPoste, témoigne de la mise en place de la solution utilisée par 25 personnes sur 5 zones en France.

Paris le 29 janvier 2013 – Opérateur du Groupe La Poste, ColiPoste est le spécialiste de la livraison rapide de colis à destination des particuliers en France et dans le monde. Avec 40 000 entreprises clientes, 266 millions de colis livrés par an, 7 000 collaborateurs et un chiffre d’affaires 2011 de 1,5 milliard d’euros, ColiPoste est numéro 1 en France et 2 en Europe.

Une problématique avérée de fiabilité et de sécurisation des bases de données Fournisseurs

La base de données fournisseurs de ColiPoste compte 11 000 fournisseurs, dont 2 200 récurrents. 50% d’entre eux sont stratégiques, car ils sont les garants de la qualité du service délivrée par la société. Par exemple les transporteurs routiers, les constructeurs et mainteneurs des machines de tri…

« Jusqu’à l’année dernière, nous gérions notre base de données fournisseurs avec des outils distincts qui ne se parlaient pas entre eux, et nous avions des difficultés pour croiser nos sources d’informations. Nous faisions une consolidation à partir de 3 sources différentes sur un fichier Excel. » commente Stéphane Gontard. « Cet état de fait avait pour corollaire des impacts négatifs sur la fonction Achats, tels qu’une base de données SAP saturée de doublons, une perte de temps et une désorganisation des services, et plus grave, des erreurs sur des commandes stratégiques. Ajoutez à cela notre difficulté à remonter des informations consolidées et fiables à la Direction Générale ! »

Un cahier des charges simple et ambitieux

« Pour limiter les dommages, nous pouvons faire appel à un prestataire pour nettoyer la base de données tous les trimestres, pour un coût non négligeable de plusieurs dizaines de milliers d’euros par an. A cela s’ajoutaient les coûts cachés, tels que le temps passé par chaque acheteur chaque semaine pour valider des informations, et notre manque d’anticipation sur les fournisseurs en difficultés. En début d’année 2012, nous avons eu l’opportunité de discuter de notre problématique avec la société Altares, au moment où celle-ci développait une solution dédiée à la gestion du référentiel Tiers avec StepBIStep, spécialiste de la BI en environnement SAP.

Notre cahier des charges fut à la fois fort simple et très ambitieux : comment bénéficier d’une base de données Fournisseurs à jour en continu pour mieux gérer nos relations avec eux, anticiper les risques de défaillances et présenter des reportings de qualité à notre Direction Générale ?

De plus, comment faire tout cela sans remettre en question notre organisation informatique et sans bouleverser les usages des utilisateurs, tout en assurant un ROI rapide ? »

Business Add-on, le scoring temps réel pour une vision du risque des fournisseurs stratégiques

La création d’une base de données optimisée

« D’ores et déjà convaincus du sérieux des deux partenaires, l’un spécialiste reconnu de la donnée financière, l’autre expert du monde SAP, nous avons accepté d’être site pilote pour la mise en œuvre de la solution Business Add-on. Altares et StepBIstep étaient très motivés et décidés à lancer cette solution rapidement sur le marché, ce qui a donné au projet un rythme de marche très mobilisateur en interne. »

Le scoring pour anticiper le risque fournisseur

« Le plus important pour moi était d’avoir à disposition, en temps réel et de manière très fiable, le scoring des fournisseurs, car, outre les données financières basiques fournies par notre base de données, la note de fiabilité associée me permettrait d’avoir une vision fine et anticipative du risque des fournisseurs les plus stratégiques pour notre activité.

Certains fournisseurs, comme les transporteurs routiers sont avant tout des partenaires qui nous permettent de remplir notre mission dans de bonnes conditions et d’assurer ainsi le meilleur service à nos clients. Imaginez qu’au moment de Noël, pic d’activité pour ColiPoste, l’un de nos plus gros transporteurs soit en difficulté et ne puisse plus répondre à notre demande ! Grâce au scoring, nous pouvons anticiper ce risque, apporter une solution de secours à ce fournisseur défaillant et l’accompagner pour l’aider à passer ce moment difficile.

Durant l’été, la phase de recette (1,5 semaine) et l’intégration de Business Add-on dans notre système SAP ont été réalisées. La mise en production s’est faite le 1er octobre dernier. »

Une réelle plus-value au service de notre relation fournisseurs

Business Add-on, une solution non intrusive

« Nous sommes très satisfaits, autant sur le plan technique que fonctionnel. L’intégration s’est faite naturellement, Business Add-on étant une solution non intrusive. Les utilisateurs se sont approprié la solution naturellement (2 heures), puisqu’ils travaillaient sur le même type d’interfaces et dans la même logique SAP. »

Anticiper les risques et prendre les bonnes décisions

« Sur le plan fonctionnel, nous pouvons dorénavant croiser les Data de notre base de données en un clic, accéder aux fiches d’identité uniques de nos fournisseurs et les partager avec les autres Directions. Nous avons gagné énormément en temps de traitement et nous n’avons plus besoin de rafraîchir notre base de données, puisqu’elle se met à jour en quasi temps réel.

En une seconde, nous avons accès à la vision globale d’un fournisseur. Nous pouvons dorénavant savoir avec lequel nous travaillons le plus, à quel moment et pour quel type de prestations. Nous pouvons ainsi mieux négocier nos contrats. Nous pouvons également anticiper les risques et prendre les décisions qui s’imposent au bon moment. »

Un outil extrêmement performant

« Nos échanges avec nos fournisseurs sont plus pertinents et cela contribue à une relation de confiance qui est essentielle pour notre activité.
En interne, la base fournisseurs est aujourd’hui partagée avec le service comptabilité. Un nouveau fournisseur est automatiquement reconnu par la comptabilité, avec les mêmes données, et en même temps.

Des alertes paramétrables sur les vecteurs financiers, temporels ou de montants d’achats nous permettent de gérer au mieux la relation avec nos fournisseurs et d’enrichir nos indicateurs d’informations pertinentes pour notre politique Achats. Cette base de données optimisée est un outil extrêmement performant pour discuter sereinement avec les Directions Financière et Générale de la société. »

Business Add-on, une évidence

Une information fiable en temps réel

« Particulièrement en ces temps de crise, se donner les moyens d’avoir une information fiable en temps réel est un atout compétitif évident. Le temps gagné, la sûreté et la maîtrise de l’information nous permettent d’être proactifs vis-à-vis de nos fournisseurs et de maintenir une relation pérenne avec eux dans des conditions sereines, tout en optimisant notre propre performance Métier. »

Des équipes proactives et efficaces

« Altares et StepBIstep ont parfaitement répondu à nos demandes. Leurs équipes ont été proactives et efficaces. L’outil est d’ores et déjà adopté par les utilisateurs. Alors, bien évidement, maintenant notre réflexion c’est éventuellement d’élargir l’action de Business Add-on à la base clients et permettre ainsi au Crédit Management et à la Direction Commerciale d’optimiser leurs relations avec les entreprises clientes ! »

Business Add-on, création de base de données sur-mesure

En garantissant l’unicité de la donnée, la solution permet :

  • D’anticiper les risques financiers des clients/fournisseurs
  • De savoir si un client ou un fournisseur existe encore ! En moyenne, 30% des Tiers présents dans les bases de données Achats/Ventes n’ont plus d’activité.
  • D’optimiser et fiabiliser la gestion des Clients/Fournisseurs
  • De maintenir à jour automatiquement et directement le référentiel Clients/Fournisseurs de la base de données dans SAP©
  • D’identifier les comportements de paiement et les risques de défaillance des clients
  • D’intégrer les risques de défaillance des fournisseurs

La solution Business Add-on ne demande aucun développement spécifique, est intégrée au système d’information Métier SAP sans être intrusive, est facilement paramétrable et s’appuie sur les technologies Web services.

Business Add-on se décline en trois modules

Master Data Module  : au cœur de la solution, ce module permet de reprendre et de maintenir en quasi temps réel le référentiel existant, de gérer les Tiers entrants en garantissant l’unicité de la Data dans la base de donnée, et de créer le socle Référentiel identitaire, véritable base de données unique et vivante du système.

Supplier Management Module : dédié à la gestion et au suivi des fournisseurs, ce module permet de les benchmarker (% de taux de dépendance - profil de risque du fournisseur : scoring financier, comportements de paiement…).

Customer Management Module : dédié à la gestion du risque financier client, ce module permet de suivre la santé financière des clients et d’apprécier les risques de recouvrement.


Sur le plan technique, Business Add-on est compatible SAP ECC 6.0, et respecte les recommandations SAP (normes, protocoles d’échange, interfaces BAPI).
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