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- A terme, 100 implantations concernées sur les 5 continents et 20 000 tiers référencés
- Dans le cadre d’une migration vers SAP S/4HANA
Florent Prime, Directeur du Contrôle Interne du groupe Fives, témoigne de la mise en place de la solution. Il est intervenu lors de la Convention USF 2018, dont la thématique centrale était « La donnée au cœur des nouveaux usages ».
Groupe d’ingénierie industrielle, Fives conçoit et réalise des machines, des équipements de procédé et des lignes de production pour les grands industriels mondiaux des secteurs de l’acier, de l’aéronautique, de l’aluminium, de l’automobile, du ciment et des minéraux, de l’énergie, de la logistique et du verre. Implanté dans une trentaine de pays, le Groupe compte près de 8 700 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 1,9 milliard d’euros en 2017.
Une problématique de consolidation, de maintenance et de partage des données Clients/Fournisseurs
Le groupe compte une centaine de filiales dans le monde. Il y a deux ans et demi, Fives décide de migrer vers SAP S/4HANA pour uniformiser ses processus, faciliter le reporting et s’inscrire dans l’ère numérique.
« Pour optimiser la gestion du référentiel Clients/Fournisseurs, il fallait disposer d’un référentiel unique, en consolidant les données réparties dans 50 bases de données différentes, en assurant la fiabilité et la mise à jour temps réel des données et en les partageant au sein du Groupe.
Notre problématique de départ se situait au niveau de la compliance, car nous souhaitions répondre à nos obligations de conformité, et donc mieux connaître nos clients et fournisseurs. Dans ce cadre, il nous fallait disposer d’un outil apte à faciliter la consolidation des différentes bases de données SAP du Groupe et de les « nettoyer » en y apportant les corrections nécessaires ou les données manquantes.
Ensuite, bien sûr, et ce sont des éléments essentiels, notre référentiel se devait d’être à jour en continu et partagé par tous les acteurs concernés dans le Groupe, et ce dans un contexte complexe, les utilisateurs étant répartis aux 4 coins du monde, ne parlant pas la même langue et travaillant avec leurs propres usages locaux. Ce dernier point étant à souligner, car le groupe s’est toujours attaché à laisser beaucoup d’autonomie à ses filiales.
Il nous fallait donc choisir une solution qui permette de décentraliser la gestion pour laisser la prise de décision au plus près du terrain, tout en construisant un référentiel unique et « propre » au bénéfice de tous.
Pour toutes ces raisons, nous avons choisi Business Add-On. La solution permet d’agréger nos données internes avec les données externes issues de la base de données d’Altares-D&B, qui regroupe des données sur plus de 300 millions d’entreprises dans 220 pays.
Notre cahier des charges était à la fois simple et ambitieux : bénéficier d’une base Clients/Fournisseurs unique pour notre marché mondial et à jour en continu pour mieux gérer nos relations avec eux, limiter les risques, assurer notre conformité, anticiper les risques et remonter des informations consolidées et fiables à la Direction Générale. Et tout cela dans un Groupe où la culture numérique est naissante, et où nous n’avions pas encore compris la valeur stratégique de la data pour optimiser nos processus internes !
Business Add-On, la colonne vertébrale de nos données Tiers
Fin 2016, nous avons commencé avec 4 établissements pilotes, pour une mise en production 6 mois plus tard. Et Business Add-On tient ses promesses.
Créer un client ou un fournisseur, se fait quasiment en un clic. La recherche sur la base de données d’Altares-D&B garantit des informations fiables qui sont automatiquement et en temps réel intégrées dans nos propres bases de données. Nous ne créons plus un tiers de zéro, nous l’importons depuis la base Altares D&B, ce qui est un réel gain de temps, sachant qu’un système de vérification automatique permet d’éviter les doublons.
Notre référentiel Business Add-On est la « colonne vertébrale » de nos données Tiers. Chaque client/fournisseur est inscrit de manière unique. L’utilisateur est donc assuré de disposer de la « bonne » information. Il accèdera également à terme à l’historique des transactions et pourra échanger avec un collaborateur du Groupe qui travaille avec ce tiers pour en savoir plus. Ce sera un réel atout pour les commerciaux et les acheteurs, qui peuvent ainsi mettre leurs actions en synergie pour développer leur business dans un contexte de sécurité et de qualité.
Nous avons gagné énormément en temps de traitement et nous n’avons plus besoin de rafraîchir notre base, puisqu’elle se met à jour en quasi temps réel. En une seconde, nous avons accès à la vision globale d’un fournisseur ou d’un client. Nous pouvons dorénavant savoir avec lequel nous travaillons le plus, à quel moment et pour quel type de prestations. Nous pouvons ainsi mieux négocier nos contrats. Nous pouvons également anticiper les risques et prendre les décisions qui s’imposent au bon moment. De 100 000 fournisseurs dans nos bases SAP, nous sommes passés à 10 000 fournisseurs uniques actifs !
Garantissant l’unicité des tiers via le DUNS-Number en mode décentralisé, chaque filiale reste indépendante dans la création de ses tiers, avec quasiment aucune intervention en central.
Nos échanges avec nos tiers sont plus pertinents et cela contribue à une relation de confiance qui est essentielle pour notre activité.
A court terme, nous allons accélérer le déploiement de la solution, ce que nous faisons par groupe de filiales, et ce sur un temps de 6 à 8 semaines pour chaque entité.
Pour terminer, je dirais que l’intégration de Business Add-On s’est faite très facilement sur le plan technique.
Les équipes d’Altares sont réactives et « carrées » et le support est là.
Avec le recul du projet, je pense que nous aurions eu besoin d’un accompagnement sur une démarche « conduite du changement » plus construite pour accélérer la prise en main de la solution par les utilisateurs, car, comme je vous l’ai dit précédemment, imposer n’est pas dans notre culture d’entreprise. C’est quelque-chose que nous allons mettre en place pour les prochaines filiales qui utiliseront Business Add-On. »
Florent Prime est intervenu lors de la Convention USF 2018, dont la thématique centrale était « La donnée au cœur des nouveaux usages ».
Mercredi 10 octobre à 18h15 – « Le futur de la donnée Tiers, plus facile à partager, à maintenir et à consolider »
Comment harmoniser les données Clients/Fournisseurs, élever leur qualité en préservant un modèle de décision décentralisé dans un Groupe mondial ? Florent Prime, Directeur du Contrôle Interne chez Fives, témoignera de la mise en place du Business Add-On sur S4/Hana qui permet d’assurer l’unicité, la fiabilité des données et l’harmonisation des référentiels au sein des SAP hétérogènes du Groupe.
Business Add-On en bref
- Un référentiel Clients/Fournisseurs toujours fiable
- Une création de nouveaux Tiers sécurisée, qui évite les doublons
- Des risques financiers Clients/Fournisseurs gérés et anticipés
- Une vision consolidée Groupe grâce aux liens capitalistiques
- Un suivi de bout en bout de la conformité des Tiers
- La maîtrise des coûts liés à la gouvernance des données.
- Des processus de création et de décision plus fiables et plus rapides
La solution Business Add-On ne demande aucun développement spécifique, est intégrée au système d’information Métier SAP sans être intrusive, est facilement paramétrable et s’appuie sur les technologies Web services.
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