Dans le cadre de la Due Diligence, l’analyse des personnes physiques est essentielle. Leur exposition à des risques peut entacher grandement la réputation de votre entreprise et obérer fortement vos affaires. Outre le business, il en va également de votre responsabilité de bien vérifier l’honorabilité des personnes physiques avec qui vous travaillez, directement ou non, dans le cadre de la croissance de votre entreprise. Nous vous partageons quelques bonnes pratiques collectées auprès des nombreux clients « Compliance » d’Altares qui s’assurent régulièrement de la conformité des tiers.
Identifiez les personnes physiques publiques et/ou importantes de vos tiers
Il peut s’agir des dirigeants, des membres du conseil d’administration, des propriétaires ou des actionnaires importants, des employés clés. Cette identification peut se faire tout d’abord avec la liste de contacts dont vous disposez. Celle-ci doit évidemment être à jour et bien mentionner la fonction de chaque personne. Idéalement, vous pourriez disposer d’informations personnelles telles que la date de naissance en respectant bien entendu les règles de RGPD. C’est d’ailleurs souvent cette réglementation qui complique l’accès aux données dans vos fichiers. Il est à ce titre conseillé de s’adosser à des sociétés de données qui disposent d’informations à jour, précises et sourcées auprès d’acteurs qui ont en amont géré les contraintes RGPD. N’oubliez pas qu’en 1 minute de nombreux changements s’opèrent chez vos clients et fournisseurs et que la mise en place d’une surveillance en temps réel est un prérequis.
Identifiez les risques associés à ces personnes
Les risques peuvent inclure des conflits d’intérêts, des scandales personnels, des problèmes juridiques. Dans le cadre de l’anti-corruption, il est d’usage d’élargir le spectre des individus associés aux personnes identifiées dans le point 1. Les relations professionnelles ou personnelles peuvent apporter des informations importantes sur la qualité et la nature de la relation.
Utilisez des outils de conformité
Les outils de conformité tels que les logiciels de surveillance des médias sociaux, les rapports de vérification d’antécédents, les alertes de conformité réglementaire, etc., peuvent vous aider à suivre les activités de ces personnes. Il convient ici d’identifier si l’analyse concerne quelques personnes par mois ou une masse importante de personnes physiques. L’usage sera totalement différent selon le cas. Dans le premier, une simple solution de saisie fera l’affaire, dans le second, il est préférable de télécharger en masse la liste des personnes (avec autant de colonnes que d’informations disponibles) afin d’alimenter correctement le screening (criblage). La solution de compliance indueD vous permet de vérifier la conformité des tiers via le processus KYC.
Utilisez un outil qui permet la surveillance de la conformité des tiers
Votre outil doit pouvoir s’assurer de la présence ou non de ces personnes physiques dans plusieurs listes de surveillance : la liste des sanctions internationales bien sûr, la liste des Personnes Exposées Politiquement (PEP), la presse négative ; et identifier le risque Pays. Sur ce dernier point, soyez vigilants sur le lieu de naissance et le lieu de résidence du tiers analysé. Ces critères permettent d’embrasser un large spectre de risques et proposent un score de risque pondéré.
Surveillez régulièrement les activités de ces personnes
Établissez un calendrier pour la surveillance régulière des activités de ces personnes et pour la mise à jour des informations sur leur exposition aux risques.
Évaluez les risques et prenez des mesures
Si vous identifiez des risques associés à ces personnes, évaluez-les et prenez les mesures nécessaires pour les atténuer et protéger l’image de votre entreprise.
Formez les employés et les parties prenantes de l’entreprise
Les employés et les parties prenantes de l’entreprise doivent être informés des risques associés à ces personnes et de l’importance de surveiller régulièrement leur exposition aux risques via des vérifications de conformité des tiers.
