Il n’existe pas de réglementation générale sur les cadeaux et invitations mais quelques réglementations spéciales en matière fiscale et de santé.
La légalité des cadeaux et invitations se réfère à la définition de la corruption.
Rappel des exigences de la loi Sapin 2 et du traitement des cadeaux et invitations
Définition des cadeaux et invitations
Un cadeau peut se définir comme un bien matériel offert.
Une invitation ou hospitalité est une proposition gracieuse à participer, par exemple, à un événement sportif, culturel, un salon professionnel…
Quelle peut être la valeur de ces cadeaux et invitations ? Il n’existe pas de seuil réglementaire relatif à leur valeur, ce seuil est défini à la discrétion de l’entreprise avec la possibilité de se référer à la réglementation fiscale.
Les cadeaux et invitations ont pu donner lieu à des sanctions pénales avant l’adoption de la loi Sapin 2 (exemples : dons et promesses proposés par des présidents de clubs de football à des joueurs pour qu’ils perdent un match, ou cadeau d’un sous-traitant à un dirigeant d’entreprise pour être choisi comme prestataire, versement d’argent et cadeaux à un agent public pour obtenir le renouvellement d’un marché…).
Certaines entreprises sont plus à risques de corruption liée aux cadeaux et invitations compte tenu de leur activité, des risques mis en évidence lors de la cartographie des risques : il y a alors nécessité de mettre en place une politique cadeaux et invitations.
Quel rôle joue la loi Sapin 2 dans la politique Cadeaux et invitations ?
La loi Sapin 2 ne fait aucune référence directe aux cadeaux et invitations.
L’AFA a en revanche publié des recommandations à ce sujet :
- les cadeaux et invitations peuvent être ciblés par les contrôles comptables,
- l’engagement de l’instance dirigeante à accepter des cadeaux peut donner un exemple négatif et faciliter le passage à l’acte répréhensible chez les collaborateurs.
Projet de mise à jour de ces recommandations :
- le code de conduite peut renvoyer à des fiches opérationnelles / processus / procédures relatifs à la politique cadeaux,
- les cadeaux et invitations peuvent représenter des situations à risque et être traités s’ils ressortent dans la cartographie des risques.
Le guide pratique de l’AFA
L’AFA stipulait dans son projet de guide 2019 sur les cadeaux et invitations que « même lorsqu’ils ne constituent pas des actes de corruption, les cadeaux et invitations peuvent jeter le doute sur l’existence d’une collision entre personnes d’organisations différentes aux dépens de ces dernières ».
Le guide pratique Politique Cadeaux et invitations publié en septembre 2020 précise quant à lui que « de tels cadeaux et invitations participent de la vie normale des affaires », et donne des recommandations sur l’élaboration de la politique cadeaux et invitations et sur sa mise en œuvre.
Quelques recommandations pour évaluer vos cadeaux et invitations
- évaluer la valeur du cadeau (qui doit rester raisonnable) et sa nature (pas de cadeaux trop personnels),
- ne pas attendre de contrepartie et privilégier les actes de courtoisie uniquement,
- s’en tenir au caractère professionnel du cadeau (éviter d’envoyer des cadeaux au domicile du salarié – même dans ce contexte de Covid-19 où beaucoup de personnels sont en télétravail – éviter également les invitations pour le conjoint…),
- évaluer la temporalité : un cadeau proposé à un moment important de la négociation commerciale peut créer une suspicion, de même qu’une fréquence trop importante,
- assurer la transparence et la traçabilité des cadeaux dans un registre.
Impact de la crise sanitaire sur les cadeaux et invitations
- diminution des invitations,
- tentation de cadeaux et paiements de facilités,
- difficulté à assurer la transparence et le respect des procédures internes,
- envoi des cadeaux à domicile : pas de contrôle de l’entreprise.
Comment bien mettre en place les processus et outils relatifs aux cadeaux et invitations ?
Enjeux réglementaires et normes internationales
- intégrer cette problématique dans les différentes réglementations nationales et internationales anti-corruption,
- la norme ISO 37001 fait une large part aux cadeaux et invitations en élargissant au mécénat et au sponsoring entre autres,
- se référer aux recommandations de l’AFA.
Attendus :
- élaboration d’une politique cadeaux et invitations et définition de sa place dans l’organisation,
- sensibilisation de tout le personnel et formations des personnes concernées et impactées (commerciaux, managers, chefs de projets…),
- pilotage des autorisations,
- documents probatoires en cas d’audit et de contrôle.
Règle des 4 R
Issue de la réglementation américaine, cette règle résume ce que la loi et les réglementations internes doivent contenir :
- comply with Regulation : être en accord avec les lois et règles internes à l’entreprise,
- be Reasonable : pas d’extravagance, être raisonnable,
- be Responsable : faire preuve de bon sens,
- keep Record : tracer les cadeaux dans un registre.
Les 3 phases de mise en œuvre présentes dans toutes les lois
- réaliser : définir un cadre pour la finalité du cadeau, sa valeur, sa fréquence, et les modalités d’application,
- diffuser : sensibiliser les collaborateurs, former les personnes exposées, informer et collecter les informations auprès des tiers,
- contrôler : registre des autorisations, contrôle et audit.
Les bonnes pratiques cadeaux et invitations
Une bonne politique cadeaux et invitations nécessite :
- un code de conduite qui intègre cette politique cadeaux et invitations,
- des pratiques encadrées, acceptées et appliquées par les parties concernées,
- des formations,
- des exemples illustrant différents cas,
- le partage de cette politique cadeaux et invitations aux parties prenantes,
- des validations selon les montants, la fréquence…
- un registre de dérogations et autorisations,
- des contrôles et audits réguliers.
La politique cadeaux et invitations doit être simple à appréhender et raisonnablement restrictive afin d’être applicable.
