Camille RENAUD
Content Marketing Manager
La réforme de la facturation électronique est en route, et avec elle, la promesse de fluidifier vos opérations comptables, avec à la clé une réduction des délais de paiement interentreprises. Toutefois, la réussite de ce projet ne peut qu’aller de pair avec un contrôle strict de la qualité des données entrant en jeu. Une facture non conforme peut avoir plusieurs conséquences, qu’il convient d’anticiper pour optimiser votre processus de facturation et de paiement. Voyons ensemble quels sont les risques d’une facture non conforme, et comment s’assurer de la qualité des données de facturation.
Qu’est-ce qu’une facture conforme ?
Vous avez sans doute déjà été confronté à une facture retournée à l’expéditeur faute d’adresse valide, à un paiement suspendu à cause d’une date de facture erronée, ou encore à un client qui refuse de régler car son nom est mal orthographié… Et quand les problèmes se multiplient, votre trésorerie et in fine, votre entreprise et son image sont fragilisées. Pour éviter ces problèmes, vous devez absolument vous assurer que vos factures sont conformes pour qu’elles puissent être réglées en temps et en heure.
Pour être considérée comme conforme et acceptée par le client, une facture doit obligatoirement faire figurer :
- la date d’émission ;
- le numéro de la facture ;
- l’identité de l’émetteur et du destinataire ;
- la date de la vente ou de la prestation de service ;
- le numéro et le taux de TVA ;
- l’objet de la vente ;
- la quantité achetée ;
- le prix unitaire hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
- le montant total HT et TTC.
Si l’une de ces mentions est manquante ou erronée, la facture est considérée comme non conforme car ne respectant pas les exigences légales de forme et de contenu nécessaires à sa validité.
Dans le cadre du passage à la facturation électronique, les exigences se renforcent, et les mentions obligatoires sur les factures s’étendent, pour faire figurer :
- les numéros de SIREN de l’émetteur et du client ;
- l’adresse de livraison (si différente de l’adresse de facturation) ;
- la nature des opérations : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
- et le paiement de la TVA d’après les débits, si l’entreprise a choisi cette option.
Les risques commerciaux et stratégiques d’une facture non conforme
Une facture non conforme entraîne irrémédiablement des conséquences qui peuvent être plus ou moins graves. Les impacts d’une facture erronée ou incomplète vont bien au-delà des retards et impayés, qui sont déjà une problématique de taille.
Une erreur de TVA, une adresse manquante ou un numéro de facture erroné entament la confiance, compliquent le paiement et entachent la relation client-fournisseur.
Une facture non conforme peut entraîner :
- Perte de confiance des clients et fournisseurs : côté client, une facture comprenant des erreurs peut faire douter de la fiabilité du fournisseur. Côté fournisseurs, recevoir des factures incorrectes peut aussi être perçu comme un signe de manque de rigueur.
- Dégradation des relations commerciales : une facture non conforme entraîne souvent des blocages de paiement, des contestations ou des allers-retours administratifs. Cela crée des tensions au sein des équipes comptables et entre les directions financières.
- Dégradation de l’image de l’entreprise : une entreprise qui émet régulièrement des factures erronées renvoie l’image d’une entreprise qui manque de rigueur, de contrôle interne ou de professionnalisme.
- Litiges juridiques prolongés : ces litiges sont coûteux, longs et mobilisent des ressources internes qui pourraient être consacrées à des activités à forte valeur ajoutée.
- Risques de pertes de contrats clés : certains clients imposent des clauses de conformité strictes et peuvent décider de résilier ou de ne pas renouveler un contrat si les factures ne respectent pas les obligations légales ou contractuelles.
Les risques financiers d’une facture erronée
Une donnée erronée entraîne immanquablement des factures erronées, avec des risques très concrets sur votre trésorerie.
Les principaux risques financiers auxquels vous vous exposez sont :
- Retard ou refus de paiement : votre client peut légalement refuser de régler une facture non conforme, entraînant des tensions de trésorerie.
- Litiges commerciaux : une facture imprécise ou erronée peut entraîner des contestations, rallongeant les délais de règlement.
- Une trésorerie fragilisée : une facture contestée et qui doit être corrigée entraîne des délais de traitement qui retardent d’autant l’encaissement et fragilise la trésorerie.
- Des créances douteuses : une facture non conforme peut être refusée par le client et retarder voire bloquer le paiement. Ces paiements deviennent alors incertains et peuvent peser directement sur la rentabilité.
- Des sanctions fiscales pouvant atteindre 15 € par facture non conforme et 250 € par transmission manquante.
- Perte du droit à déduction de TVA : si la facture ne respecte pas les obligations légales, le client ne peut pas récupérer la TVA correspondante.
L’enjeu dépasse donc la simple conformité : il touche à la santé financière de votre entreprise.
Les risques opérationnels
Enfin, au quotidien, les conséquences d’une facture non conforme se traduisent par des blocages dans les outils et une perte de productivité.
- Blocage dans les systèmes comptables ou les plateformes PA : une facture non conforme est souvent rejetée automatiquement par les plateformes de e-invoicing ou de dématérialisation, et crée des incohérences entre les systèmes ERP, CRM et SRM.
- Coût administratif et perte de productivité : nécessité de réémettre des factures corrigées, suivi chronophage, surcharge des équipes comptables, ce qui finit par peser sur l’efficacité globale de l’entreprise.
Garantir la conformité des factures grâce à une donnée fiable
La conformité d’une facture et donc sa validité, dépendent directement de la qualité de la donnée.
Une base de données incomplète, obsolète ou mal structurée est souvent la première cause d’erreurs dans vos factures, et peut mettre en danger tout le processus de facturation électronique et par extension votre entreprise.
Au contraire, disposer d’une base de données clients et fournisseurs fiable est un prérequis incontournable pour réussir sa transition vers la facturation électronique.
Voyons comment, avec Altares, vous pouvez fiabiliser vos données et garantir une facturation conforme, sans risques de rejet, de retard ou de pénalités.
Qu’est-ce qu’une donnée fiable ?
Nous l’avons vu, pour fiabiliser votre processus de facturation, vous devez disposer d’une base de données irréprochable. Mais qu’est-ce qu’une « bonne » donnée ? Elle doit être :
- cohérente : identique dans l’ensemble des systèmes ;
- structurée : organisée pour être lue et traitée automatiquement ;
- exhaustive : complète et sans champs manquants ;
- normalisée : conforme à des standards partagés ;
- unique : exempte de doublons, pour éviter les confusions ;
- vérifiée : validée auprès de sources fiables ;
- et à jour : actualisée régulièrement.
Cette donnée doit pouvoir s’intégrer dans plusieurs systèmes (ERP, CRM…).
En d’autres termes, c’est une donnée sur laquelle vous pouvez vous appuyer en toute confiance pour prendre vos décisions, exécuter un processus ou alimenter un système.
Comment fiabiliser votre donnée avec Altares ?
Le processus de fiabilisation des données par Altares passe par plusieurs étapes :
- Réception de votre fichier par Altares : Quels systèmes sont concernés ? Quels tiers ?
- Audit automatique d’Altares pour établir un état des lieux mettant en évidence : les sociétés identifiables dans les sources officielles et vérifications en lien ; le statut actif ou inactif des sociétés ; les doublons ; et les tiers rejetés faute de données suffisantes ou correctes.
- Identification : une clé unique va être attribuée à l’entité identifiée (DUNS Number), et les données vont être corrigées.
- Enrichissement : le fichier transmis est complété avec des informations telles que des données identitaires, TVA intracommunautaires et Siren/Siret pour les tiers français, adresses normalisées (Norme ISO 20022), liens capitalistiques, etc.
- Mise à jour : le fichier fiabilisé, complété et normalisé vous est remis, et vous devez alors gérer les modalités d’intégration dans votre système (vérification, écrasement de la donnée, champs à créer, gestion des doublons…).
Avec sa base de données internationale forte de plus de 600 millions d’entités répertoriées, Altares vous aide à fiabiliser vos données notamment dans le cadre de votre passage à la facturation électronique, dont les premières obligations d’émission entrent en vigueur à partir du 1er septembre 2026.
Vous voulez en savoir + sur l’importance de la qualité de vos données dans votre processus de facturation électronique ? Visionnez notre dernier webinar avec notre partenaire Esker ICI.
Et découvrez comment Altares peut vous aider à fiabiliser vos données dans le cadre du passage obligatoire à la facturation électronique.
