Valérie Lavillauroy, Pilote du Service Référentiels SI Corporate Achat, Finance & Juridique chez Bouygues Construction, en charge de l’activité autour des référentiels de fournisseurs, nous parle de la mise en place de Business Add-On dans son entreprise, et de son utilisation.
Bonjour Valérie, pouvez-vous nous présenter votre poste et votre entreprise ?
Bouygues Construction, qui compte 58 000 collaborateurs, est constitué de 8 filiales représentant 4 métiers : le bâtiment, les travaux publics, l’énergie & les services, et l’activité de concessions. 22 milliards d’euros de commandes ont été passées auprès de Bouygues Construction en 2020, pour un chiffre d’affaires de 12 milliards d’euros.
Mon rôle est de créer un lien avec les métiers de l’entreprise : achats, comptabilité, trésorerie, juridique, contrôle financier et fiscalité. Mon service et moi-même prenons en charge les projets, la maintenance, le support, nous sommes reliés à l’IT, et également interlocuteurs des financiers et acheteurs.
Quel était le contexte de la mise en place de Business Add-On ?
Tout d’abord SAP® a été mis en place chez Bouygues Construction en 2008, à cette époque chaque utilisateur créait ses tiers en toute autonomie. Ces tiers étaient partagés en fonction des besoins du moment, la donnée pouvait être modifiée sans vérification, engendrant des problèmes tels que des factures expédiées à la mauvaise adresse, une donnée non enrichie, des sociétés fermées demeurant comme actives dans la base de données, des doublons…
A partir de 2016, l’homogénéisation de ces données a commencé, devant la nécessité d’établir une gouvernance des données en raison du déploiement de Bouygues Construction dans 78 pays, la base de données se constituant alors de 700 sociétés juridiques et 250 000 tiers à gérer au quotidien.
C’est à ce moment qu’est née la mise en place du projet BAO, cet outil permettant d’intégrer et d’optimiser la gestion et la fiabilisation de vos tiers dans SAP®. Pour mieux connaître notre donnée tiers et maîtriser notre référentiel, et compte tenu de la volumétrie des informations, il nous fallait utiliser une solution automatisée et interfacer cette base avec les autres systèmes de l’entreprise.
Comment s’est déroulée la mise en place de BAO ?
Pour commencer, nous avons fait le choix d’utiliser une clé unique d’identification pour chacun de ses tiers : le siret en France, le D-U-N-S Number pour les entreprises à l’international, permettant ainsi la couverture de tous les pays quel que soit l’identifiant local.
Un important travail a été réalisé sur les données existantes dans nos bases, travail que nous avons effectué avec l’accompagnement d’Altares qui a « D-U-N-S Numberisé » toute notre base, l’a dédoublonnée, a fermé les tiers inactifs, enrichi et mis à jour les données.
Nous souhaitions impérativement fournir à nos collaborateurs un outil simple d’utilisation qui représente une aide et non une contrainte dans l’enrichissement des données. Nous avons alors créé un portail pour les opérationnels qui peuvent y effectuer leurs demandes de création et de mise à jour de tiers, avant que notre cellule dédiée gère la création centralisée dans SAP®, compatible avec BAO.
Quels sont les avantages de BAO qui ont orienté votre choix ?
La complétude des données fournies par BAO est l’un des points forts de cet outil.
De plus grâce à lui, les informations restent à jour puisque l’on reçoit une alerte en cas de changements dans les données des tiers.
BAO est également utilisable hors SAP® via le web service, ce qui est intéressant si on n’a pas accès au SAP®.
Business Add-On permet également de charger en masse des tiers à tout moment, ce qui fait gagner un temps considérable et évite les erreurs de saisie manuelle.
En outre, le fonctionnement de l’outil est évolutif, on peut souscrire en option aux données identitaires, de risque et de compliance, pour en faire une solution complète qui nous aide à gérer nos projets transversaux.
