Pour éviter les impayés et les retards de paiement, le choix de sa solution de gestion du poste client est primordiale.
Quelle que soit la taille de son entreprise, un entrepreneur doit gérer les risques que son activité implique : risques stratégiques, opérationnels, financiers, juridiques… Elle doit aussi prendre en compte les risques liés à l’entreprise elle-même et son marché. Mais un des risques les plus importants reste le risque financier : les entrepreneurs doivent prendre des décisions qui peuvent affecter leur entreprise et leur réussite financière.
Les menaces liées au poste client (= l’ensemble des factures des clients) représentent un risque prépondérant. En effet, nombre d’entreprises défaillent à cause d’impayés ou de retards de paiement.
Quelle est la bonne formule pour gérer ces risques, en particulier pour les PME, souvent moins équipées en termes de ressource interne ?
Les différentes options de gestion du poste client
1. La première option choisie par certaines entreprises consiste à ne pas mettre en place d’organisation, au risque d’en subir les conséquences. C’est souvent le cas pour les TPE qui ne sélectionnent pas leurs clients ou ne négocient pas les conditions de leurs relations commerciales. C’est aussi le cas des entreprises ou des groupes qui optent pour la stratégie commerciale qui consiste à répondre à tous les desideratas des clients. Les factures en retard s’accumulent alors et souvent, sans autre option, elles entraînent un traitement contentieux coûteux et à l’issue incertaine.
2. Une autre méthode consiste à supprimer les risques en amont, par exemple en instaurant le paiement en avance. Le commerce aux particuliers (BtoC) y a majoritairement recours, mais ce fonctionnement est plus rare dans les relations d’entreprises à entreprises (BtoB). Le poids des usages et des traditions, la concurrence, les spécificités métiers entravent cette pratique. À noter cependant qu’elle n’évite pas tous les risques, notamment de fraude.
3. Certaines entreprises décident quant à elles d’externaliser la gestion du risque, et même parfois la gestion de la trésorerie par le biais de l’assurance-crédit ou du Factor. Les garanties d’encours de l’assureur permettent aux entreprises de sécuriser leur balance âgée, et la société de factoring facilite la gestion de la trésorerie à court terme. Cependant, il faut prendre en compte le coût global de ces prestations, la gestion administrative additionnelle et un taux de couverture variable dépendant de la santé et du profil des clients.
4. La dernière méthode consiste en l’auto-gestion, qui permet à la fois de rester autonome et d’utiliser les outils d’aide existants.
Les données d’entreprises mises à disposition par des sociétés comme Altares aident à identifier les risques de défaillances et de retard de paiement au travers de sa solution de gestion du risk intuiz. Ainsi informées, les entreprises peuvent estimer les risques et prendre les mesures adéquates, telles que l’instauration de conditions de paiement, de limites de crédit et de stratégies de recouvrement.
Des sociétés de recouvrement peuvent prendre en charge la relance des clients, bien avant le traitement contentieux. Les coûts ne s’appliquent alors qu’en cas de succès.
Des solutions logicielles peuvent assister les entreprises dans ces tâches, qui nécessitent l’implication de tous.
Les critères pour choisir la bonne solution de gestion
Le choix d’une solution de gestion peut se baser sur des critères objectifs et spécifiques :
- Le critère client : la volumétrie, le profil et le panier moyen. A titre d’exemple, la stratégie à adopter sur un nombre conséquent de comptes, pour un encours relativement limité, sur un profil client à risque ne sera pas la même stratégie pour une volumétrie relativement limitée, avec des encours importants, et un profil client solide.
- Le contexte financier de l’entreprise : le taux de marge, la situation de la trésorerie, l’actif…
- La résistance aux conséquences d’impayés et de retard de paiement doit être prise en compte.
- Quel est l’effort commercial nécessaire pour récupérer un impayé ?
- Le contexte global de l’entreprise : sa vision et sa stratégie notamment commerciale
- Les coûts de la gestion choisie : il faut prendre en compte un grand nombre de coût liés à la gestion du poste clients : la masse salariale, l’ensemble des coûts des prestataires, les pertes liées aux impayés et retards de paiement, mais aussi les pertes possibles, tel que le chiffre d’affaires non réalisé par suite d’une décision d’agrément ou de limite de crédit.
Le choix de sa gestion du poste client est individuelle, conditionné par des critères objectifs comme vu ci-dessus. Cependant, la décision finale est souvent influencée par des raisons subjectives ou non liées aux enjeux propres du poste client.