Réforme de la facturation électronique : le guide pratique pour les entreprises

La France s’apprête à franchir une étape majeure dans la digitalisation des échanges commerciaux avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises. Dès 2026, émettre et recevoir des factures électroniques deviendra une obligation légale. Plus qu’un simple projet informatique, il s’agit d’un chantier stratégique qui exige anticipation et adaptation, mais qui constitue un levier de transformation positive pour votre entreprise. 

Rappel sur la facturation électronique et le e-reporting

Une facture électronique (e-invoicing) est un document au format structuré (conforme à la norme européenne EN16931) permettant son traitement automatisé par des logiciels. Attention, une simple facture pdf n’est pas considérée comme électronique.   L’ e-reporting est une notion distincte, qui désigne l’envoi des données issues des factures à l’administration, pour alimentation de la TVA et du suivi économique.  Les deux mécanismes se rejoignent dans un objectif commun : donner à l’État une vision fine et en temps quasi-réel de la base taxable et des échanges inter-entreprises.  La réussite de la réforme repose sur la mise en place d’un réseau de plateformes pour acheminer les factures et données entre émetteurs, récepteurs et administration : les Plateformes Agrées (PA – Anciennement PDP) qui assurent l’envoi et la réception des factures ; le Portail Public de Facturation (PPF) qui regroupe l’annuaire des entreprises et le concentrateur de données fiscales pour la DGFIP ; et les Opérateurs de Dématérialisation (OD) qui peuvent effectuer des prestations techniques (conversion de format, transmission…). 

Un tournant stratégique pour les entreprises françaises

Avec la facturation électronique obligatoire, l’Etat français impose l’émission, la transmission et la réception électronique des factures entre entreprises assujetties à la TVA en France. Le gouvernement entend accélérer la transformation numérique des entreprises, réduire les délais de paiement et les coûts administratifs, et surtout renforcer la lutte contre la fraude à la TVA (13 milliards d’euros par an).  La facturation électronique est porteuse de nombreux avantages pour les entreprises lorsqu’elle est bien maîtrisée : réduction des tâches manuelles, diminution des erreurs et litiges, mise à jour facilitée des écritures comptables, échanges plus fluides avec les partenaires, meilleurs délais de paiement, et meilleure trésorerie. 

Champ d’application et calendrier de déploiement

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France métropolitaine ou DOM-TOM sont concernées par la réforme.  Le déploiement de la réforme sera progressif, par taille d’entreprise : 

• 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Pour les Grandes Entreprises et Entreprises de Taille Intermédiaire : obligation d’émettre les factures au format électronique et de transmettre les données de transaction à l’administration. 

• 1er septembre 2027 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les PME et micro-entreprises. 

Quels impacts sur les entreprises ?

Passer à la facture électronique ne se résume pas à un changement de format de fichier. C’est un changement de processus profondément structurant qui nécessite d’adapter les processus internes et les systèmes d’information (ERP, logiciel comptable, SRM), de s’assurer que vos clients et fournisseurs sont prêts, et de mobiliser plusieurs fonctions dans l’entreprise.  En cas de non-conformité, des sanctions financières sont prévues (15 € par facture non électronique et avec un plafond de 15 000 € par an), et 250 € par défaut de transmission en e-reporting (plafonné à 15 000 € par an). Outre ces sanctions, il existe aussi un risque de blocage du cycle de facturation, entraînant des paiements retardés et dégradant la relation commerciale. 

La qualité des données au cœur de la réforme

La dématérialisation des factures implique de s’appuyer sur des informations 100% fiables, lisibles par les machines et harmonisées d’un système à l’autre.   Des données fiables sont l’assurance de factures acceptées. A contrario, des données erronées entraîneront un rejet automatique.  Les problèmes de données peuvent provenir de différents endroits de votre organisation : bases clients dispersées, identifiants légaux erronés, adresses et libellés qui ne respectent pas certains formats, des données financières  

Bonnes pratiques pour renforcer la qualité de vos données 

Comment s’assurer de la qualité irréprochable de vos données ? Voici quelques pistes d’action, dont certaines peuvent être menées en interne et d’autres avec le concours de spécialistes de la donnée : 

Nettoyage et enrichissement des bases 

Effectuez un grand nettoyage de vos bases clients et fournisseurs en amont, en vérifiant soigneusement chaque fiche : conformité de la raison sociale, SIREN/SIRET à jour, adresse complète, numéro de TVA valide, et code postal normalisé, afin d’éviter les erreurs. Des outils spécialisés peuvent comparer vos données aux référentiels officiels (Insee, VIES, La Poste, etc.). 

Synchronisation des systèmes 

Il est recommandé de synchroniser toutes les applications manipulant des données communes via des passerelles ou un référentiel central (MDM), afin de garantir qu’une seule source de vérité existe et que toute modification soit répercutée partout. 

Contrôles aux points d’entrée 

Implémentez des règles de validation lors de la création ou de la modification des fiches tiers, comme par exemple la saisie obligatoire du SIREN ou du code postal. 

Recours à des solutions externes de qualité des données 

Des prestataires spécialisés proposent des solutions (souvent intégrables par API) pour vérifier l’existence, l’activité réelle d’une entité, normaliser et enrichir les fiches via de multiples sources. 

Intégration au processus de facturation 

La qualité des données doit être intégrée dans les processus courants, via des validations automatiques des champs clés (SIREN, adresse de livraison, etc.) avant l’émission d’une facture, pour corriger rapidement toute anomalie.    S’appuyer sur des outils partenaires et spécialisés en data quality sécurise la transition vers la facturation électronique, ce qui se traduit par un gain de temps, une réduction des relances, un paiement accéléré et une conformité facilitée lors des contrôles fiscaux. Des experts de la data peuvent vous accompagner pour fiabiliser vos données et les enrichir afin d’être prêt pour 2026.  Et pour tout savoir au sujet de la réforme de la facturation électronique, et bénéficier de nos conseils, téléchargez gratuitement notre livre blanc :