L’analyse des dépenses est un élément essentiel du casse-tête que représente la gestion des dépenses, car elle peut aider les équipes d’approvisionnement à résoudre de nombreux problèmes quotidiens : les coûts élevés, le manque de visibilité, les silos de données et l’information désuète. Pour de nombreux professionnels du monde des achats et des approvisionnements, ce sont des cailloux dans leurs chaussures.
Mais il existe des solutions.
Chaque entreprise recueille et gère des données tous les jours et pour les services achats / approvisionnements, ce processus est de plus en plus complexe car il implique non seulement des informations relatives à l’approvisionnement, telles que les contrats, les centres de coûts, les catégories de dépenses et les marchandises de base, mais aussi la gestion d’un univers de données plus large qui inclut les produits, les clients, les indicateurs de performance clés (KPIs) et les exigences réglementaires et de conformité.
La gestion – et la maîtrise – de ces données présente plusieurs défis pour les équipes d’approvisionnement. Par exemple, les fournisseurs peuvent être répertoriés plusieurs fois sous différentes variantes du même nom, ce qui rend difficile la détection des doublons. Cela permet peut permettre à des fournisseurs douteux de contourner les contrôles et de frauder. Les clauses contractuelles peuvent être enregistrées de manière inexacte ou être absentes du système, ce qui rend difficile l’obtention d’éventuels rabais sur les prix. Les processus d’approbation peuvent ne pas être automatisés ou mis en œuvre correctement, ce qui facilite l’ajout de fournisseurs sans supervision ou inspection adéquate.
Et les données changent constamment : selon Gartner Research, plus de 25 % des données critiques au sein des grandes entreprises sont inexactes ou incomplètes d’une manière ou d’une autre.
Les données de référence (Master Data) offrent la meilleure opportunité de surmonter ces défis. Des données de référence solides, utilisant des capacités de gestion des dépenses et d’analyse, peuvent accélérer les process et améliorer la cohérence et l’exactitude des données, ainsi que la gouvernance et la conformité des fournisseurs.
Alors comment accroitre l’avantage concurrentiel de votre entreprise et réduire les déchets inutiles ? Cela passe par trois étapes indispensables.
Intégrer les données de références dans les process d’achat.
Les services Achats et approvisionnement gèrent et suivent, la plupart du temps, l’information sur les fournisseurs par le biais de systèmes multiples, qui souvent ne se parlent pas entre eux. Les données en silo diminuent la vitesse, la précision et l’efficacité pendant l’extraction, la transformation et la charge (ETL) ou pendant les processus de rafraîchissement des données. En outre, les procédures de mise à jour des données peuvent varier d’un secteur d’activité ou d’un lieu géographique à l’autre, ce qui crée des problèmes de gouvernance des données dans l’ensemble de l’entreprise. Cela va forcément générer des erreurs et augmenter le travail manuel de reprise, en raison d’incohérences.
L’intégration des master data dans les processus d’approvisionnement va nécessiter d’étendre les modèles de gouvernance des données afin d’intégrer de manière efficace et cohérente la surveillance dans les métadonnées des fournisseurs (gestion des informations sur les données), les taxonomies (terme issu de la biologie et qui traite ici de la classification des types de données) et les hiérarchies, tout en synchronisant les informations provenant de sources de données multiples.
Ceci peut être réalisé en mettant en œuvre des outils de gestion des dépenses telles que l’extraction d’agents intelligents et de scripts qui permettent aux utilisateurs de télécharger et d’agréger rapidement des données disparates à partir de différents systèmes et de nettoyer, catégoriser et enrichir simultanément les informations des fournisseurs. Cela permettra d’assurer la gouvernance et la surveillance de la gestion nécessaires.
L’analyse des dépenses peut également améliorer la gestion des données et les processus d’appariement en augmentant la transparence et la visibilité tout au long du cycle de vie de la relation avec le fournisseur. Cela permet aux services achats et approvisionnement de valider, d’associer et d’augmenter l’information des fournisseurs et d’arriver à un ensemble de données fiables qui peut devenir le point de référence non seulement pour l’approvisionnement, mais aussi pour d’autres parties de l’entreprise.
Naviguer à travers l’utilisation des données de référence.
L’information sur les fournisseurs et la gestion des fournisseurs principaux ne concerne pas seulement la technologie, mais aussi la gestion du changement. Le flux constant d’informations mises à jour et la fréquence élevée des changements de données l’exigent. Les mises à jour trimestrielles ou mensuelles des données ne suffisent pas pour suivre l’arrivée de nouvelles données dans les systèmes. Il manque également un accès et une visibilité en temps réel aux données améliorées des fournisseurs afin de créer des informations plus précises pour la prise de décision. On estime qu’en moyenne, de 0,1 % à 0,05 % des factures payées sont des paiements en double, et que 30 % des paiements en double sont le résultat de fournisseurs en double et de problèmes de codage des fournisseurs.
Grâce à l’analyse avancée des dépenses, les Achats peuvent mettre en œuvre des solutions personnalisables pour gérer les informations des fournisseurs sur plusieurs niveaux de données. Cela permet aux professionnels de l’approvisionnement de créer des boucles de rétroaction dynamiques (établir un lien d’interaction entre le détail et le global) pour incorporer les connaissances organisationnelles et mettre à jour les données de base à la volée.
Cela améliore la gouvernance des données en établissant un ensemble de règles claires et vérifiables qui peuvent être gérées pour l’ensemble de l’opération.
Etablir des données de référence pour la conformité réglementaire.
Au fur et à mesure que les exigences réglementaires et les besoins de conformité évoluent, les profils de risque des fournisseurs doivent également être réévalués pour intégrer les changements apportés aux données externes, comme le risque pays, les sanctions, les risques financiers, opérationnels et géopolitiques.
Les modifications des exigences réglementaires obtenues à partir de différentes sources de données, telles que les mises à jour des indices de risque de corruption, les normes de gouvernance sociale et environnementale, les mesures de diversité et les politiques et procédures internes doivent être saisies et ajoutées aux données de base d’un fournisseur.
De plus, les mises à jour des données de base élargies des fournisseurs destinées à être utilisées dans le cadre des programmes de conformité réglementaire – comme les changements de structure organisationnelle d’une entité et l’information sur le bénéficiaire effectif- ainsi que les données fournies par les fournisseurs saisies au moyen de sondages et de questionnaires déclaratifs, doivent également être intégrées dans le dossier de données de référence du fournisseur.
Les organisations peuvent mettre en œuvre des règles et des paramètres grâce à des systèmes de gestion des dépenses pour établir une surveillance continue et incorporer automatiquement des processus systématiques de mises à jour des données qui tirent cette information du système de la source (le fournisseur) dès qu’un changement est détecté. Les réponses saisies par le biais des questionnaires et autres formulaires de saisie peuvent également être agrégées en créant des règles et des catégorisations supplémentaires. Ce processus peut aider les professionnels des Achats à créer des scores de risque et des rapports personnalisés, couplés à des tableaux de bord dynamiques pour qu’ils aient accès en temps réel à des informations mises à jour.
Sans une gouvernance et une gestion adéquates des données de base, la transparence, la responsabilité et la propriété des données seront limitées, ce qui pourra générer et augmenter le risque de conformité.
Cela pourra également entraîner des dépenses plus élevées et d’éventuelles pertes de revenus. En fait, selon Ovum Research, une mauvaise qualité de gestion des données de base coûte à une entreprise type jusqu’à 30% du chiffre d’affaires. Les équipes Achats et approvisionnement peuvent jouer un rôle de leader dans l’établissement des meilleures pratiques en matière de données de référence en mettant en œuvre des systèmes avancés de gestion des dépenses et d’analyse pour gérer et contrôler efficacement les données de référence dans l’ensemble de l’entreprise.
