Altares, outre son rôle de créateur de data, est aussi un spécialiste des usages de la donnée dans l’entreprise. Cette donnée est désormais omniprésente dans les organisations et tous leurs services, elle évolue dans un environnement de plus en plus digitalisé, notamment pour les services Achats, qui exploitent la data dans leurs processus.
Pour rendre les systèmes internes aux entreprises efficients, la transformation digitale des Achats doit s’accélérer, mais comment gérer cela ?
Lors de la Matinée Achats du 18 novembre intitulée “Conformité et RSE : 2 opportunités de transformation pour la fonction Achat”, Michaël Lisch, Ingénieur avant-vente Altares est intervenu sur le sujet “Accélérer la transformation digitale du service achat et augmenter la performance des systèmes et logiciels internes”. Voici son bilan et ses conseils.
La situation des Directions Achat aujourd’hui
Le métier des Achats consiste pour beaucoup à acheter mieux moins cher, à sécuriser la supply chain / chaîne d’approvisionnement, à maîtriser le panel fournisseurs, à consolider les dépenses et à sécuriser les paiements.
Autour de ces pratiques, la réglementation est de plus en plus précise et contraignante autour des délais de paiement et la conformité (loi Sapin 2, LCB-FT, pratiques RSE), et le contexte se complexifie avec notamment l’augmentation de la fraude dans le contexte de la crise du Covid-19.
Conseils pour gérer ses processus Achats
Pour gérer efficacement un process métier, il faut pouvoir se fier à ses données identitaires, sinon on risque d’évaluer la mauvaise entreprise. Pour cela il est nécessaire de :
- créer un langage commun au sein du système d’information,
- faciliter la vie des utilisateurs par une création assistée qui :
- identifie les doublons avant la création,
- différencie les tiers actifs et inactifs,
- distingue les sièges sociaux et les établissements,
- permet une saisie automatisée et partagée avec les autres directions selon des standards et références définis,
- envoie des alertes pour changement adresse, de propriétaires, des procédures collectives…
- instaurer une mise à jour systématique.
Pour une mise à jour efficace, il faut générer des alertes permettant de disposer constamment de la bonne identité du tiers, et pouvoir automatiser certains processus pour éviter de devoir cliquer sur chaque fiche pour avoir de l’information à jour.
Le cycle de gestion de la data
0. Fiabilisation de la donnée : définir le « périmètre opérationnel » de tiers et associer un D-U-N-S® Number à chaque tiers,
1. Recherche et création : identifier le bon tiers, les doublons avant création, les tiers actifs/inactifs et différencier les sièges sociaux des établissements,
2. Enrichissement : disposer d’un set de données communes et de données standardisées et cohérentes,
3. Mise à jour : maintenir dans le temps la qualité et la cohérence des données et être alerté en cas d’événement important.
La fonction Achats se modernise, les processus évoluent et se digitalisent avec la mise en place de nouveaux outils, le traitement de la donnée doit occuper une place plus importante, et ces données doivent communiquer entre les différents départements, donc parler un langage commun. Parmi ces informations, celles qui touchent à la compliance et à la RSE doivent tenir une place prépondérante et être intégrées dans les processus Achats, afin de s’assurer d’affaires éthiques et de fiabiliser sa rentrée d’argent.
Découvrez aussi notre interview de Michaël Lisch sur le sujet de la transformation digitale des Achats.
