Comment Altares consolide la mise en place de la facturation électronique pour une optimisation du processus ?
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture émise par une entreprise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte un minimum de données (identitaires, firmographiques et de facturation) sous forme structurée, la différenciant des factures « papier » ou PDF.
Cette facture sera adressée au tiers client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation (PDP), qui peut être le portail public de dématérialisation ou une autre plateforme de dématérialisation proposée par différents acteurs.
L’utilisation de factures électroniques par les entreprises permet des économies de traitement et de gestion, et maximise le processus de facturation en simplifiant sa gestion et son suivi, et en favorisant la réduction des délais de paiement.
Loi et chronologie des obligations pour la facturation électronique
L’émission de facture électronique va se généraliser et devenir obligatoire pour toutes les entreprises en France, selon ce calendrier :
- Dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, et pour tous en réception,
- À partir du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- Et le 1er janvier 2026 pour les petites, moyennes entreprises et microentreprises.
Quels sont les bénéfices de la facturation électronique ?
Loin d’être uniquement contraignante, l’obligation de facturation électronique a plusieurs avantages :
- renforcer la compétitivité des entreprises en allégeant la charge administrative, les délais de paiement et en augmentant la productivité. Le coût d’une facture électronique est bien inférieur à celui d’une facture papier, qui est supérieur à 10 euros,
- simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage,
- améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi,
- améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs,
- réduire considérablement les délais de paiement,
- maximiser le besoin en fonds de roulement des entreprises et leur permettre des investissements plus importants.
Comment les entreprises émettent et reçoivent les factures ?
Les factures des fournisseurs parviennent sous forme électronique par le biais de la plateforme sélectionnée par l’entreprise. Celle-ci peut être la même que celle utilisée par l’émetteur, distincte ou encore le Portail Public de Facturation.
De même, pour l’émission des factures vers les clients, les entreprises doivent utiliser les services d’une plateforme de dématérialisation. Chaque entreprise est libre de choisir la plateforme de dématérialisation de son choix, partenaire et/ou portail public de facturation. Elle doit pouvoir offrir une lecture aisée des factures.
Étape importante : mettre à jour et fiabiliser les données de vos tiers
Le processus de facturation électronique se base sur les données présentes dans les systèmes d’information (ERP, SRM…) des entreprises. Or, environ 20% de ces données sont erronées. Pourtant, elles sont essentielles car elles vont préjuger de la bonne réception de la facture électronique vers le tiers à travers la plateforme de paiement.
Une des premières étapes est un diagnostic de la base de tiers afin d’identifier si, par exemple, ils sont encore en activité. Grâce à ses 900 sources de données en France et 30 000 dans le monde, Altares identifie précisément le caractère de fermeture ou d’activité des entreprises ou établissements. Autre information importante : la vérification de l’adresse du tiers. Car même dans le cadre d’une facturation électronique, celle-ci sera plus rapidement honorée s’il n’y a pas d’erreur dans la localisation géographique de l’entreprise facturée. Altares rectifie 56% des adresses de l’INSEE qui ne correspondent pas à la norme RNVP.
Il est donc nécessaire de réaliser un diagnostic de la base de tiers et de procéder à une fiabilisation de celle-ci.
Diagnostic de la base de tiers
Outre les données identitaires, ce diagnostic permet de disposer d’une vision claire et précise de votre portefeuille de tiers. Le diagnostic fournisseurs gratuit d’Altares-D&B vous propose une vision claire et précise de votre portefeuille de partenaires. En plus des données identitaires et firmographiques, ce diagnostic complet partage une vision en termes de risque financier élargi.
Fiabilisation de la base de tiers
La facturation électronique nécessite des SIREN et SIRET corrects et actualisés, et permet l’association à leurs identifiants de facturation répertoriés dans un annuaire central.
Cette fiabilisation optimise les données transmises électroniquement auprès de la DGFiP concernant les clients BtoB Internationaux. Il est donc important que des identifiants ISO 6523 type DUNS Number soient disponibles et vérifiés.
