Waw Compliance, plateforme digitale de gestion de la compliance, et partenaire d’Altares, nous explique comment mettre en place une politique de gestion des cadeaux & invitations partagée avec les collaborateurs, et tracée afin de disposer d’un rapport.
Les cadeaux & invitations, incontournables du monde des affaires
La politique cadeaux & invitations fait partie des incontournables de la « compliance » et notamment de la conformité aux réglementations anti-corruption, quel que soit le pays dans lequel l’entreprise est implantée ou avec laquelle elle a des relations d’affaires.
Aucune législation ni aucune agence de contrôle n’interdit cet usage du monde des affaires. Mais cette pratique requiert l’établissement de règles et de contrôles, notamment d’autorisation en cas de dépassement dans un contexte particulier, ou encore lors de voyages d’affaires.
Pourquoi une politique cadeaux et invitations ? Comment ?
La norme ISO 37001 relative à l’anticorruption y consacre d’ailleurs un large volet, tant c’est un élément possible de fraude, détournement et corruption. C’est pourquoi elle doit figurer en bonne place dans la cartographie des risques et des actions à mettre en place dans les entreprises. Elle doit aussi faire l’objet d’une analyse préalable de conformité des lois locales et internationales auxquelles l’organisation est soumise.
Idéalement, la rédaction de la politique cadeaux & invitations se fait en concertation avec les parties prenantes et notamment les plus directement concernées : les représentants des salariés. Ainsi, elle tient compte des pratiques et usages dans l’entreprise, et pourra emporter l’adhésion et l’application des règles qui sont à construire. En effet, en la matière nul besoin d’interdire les cadeaux ou invitations qui font partie des éléments utiles dans le business, et particulièrement appréciés dans nombre de pays tels l’Asie, l’Afrique ou le Moyen-Orient. L’enjeu est d’encadrer les pratiques pour ne pas créer d’abus ou de dérives.
Quels critères pour les cadeaux & invitations ?
Les cadeaux doivent être :
- raisonnables selon les circonstances,
- d’une valeur modérée,
- de préférence, inclure le logo de l’entreprise.
Une photo de justification pourrait en attester.
La politique cadeaux & invitations, une fois rédigée se doit d’être largement diffusée auprès des collaborateurs, et idéalement aux fournisseurs, prestataires et autres partenaires.
Cette première étape indispensable peut faire l’objet d’un registre attestant des éléments de diffusion, et donc de connaissance et de validation de chaque acteur des règles à appliquer.
Encore plus indispensable, l’établissement des règles oblige à une rigueur d’application en ce qui concerne les autorisations. Là encore, nul besoin de démonstration très longue pour comprendre qu’il apparaît comme indispensable d’utiliser un registre des cadeaux & invitations associé à des autorisations hiérarchiques ou autres, permettant de tracer les demandes, mais aussi les fréquences, les montants cumulés, les typologies de cadeaux & invitations, les photos, les devises…. Les organisations font parfois face dans ce contexte à des complexités de mise en place, notamment en tenant compte des circuits de décisions locaux.
L’agilité doit être le maître mot : permettre à chaque salarié d’avoir un accès facile, mais également confiance dans l’application de règles éthiques et transparentes dans son entreprise, tout en permettant de prouver en temps réel l’application des règles décidées.
La nécessaire digitalisation
La digitalisation dans ce contexte n’est plus aléatoire mais indispensable, à plusieurs titres :
- indispensable pour les entreprises qui opteraient pour des règles déclaratives, quels que soient le montant, le contexte, les destinataires…,
- pour ne pas gaspiller de temps sur des demandes d’autorisation encadrées, et établies à l’aide de workflow décisionnels,
- pour aider les décideurs à trancher avec des éléments autorisés et automatisés, rapides et à jour,
- pour prouver, idéalement à l’aide d’une blockchain probatoire (seul élément de preuve intangible), que les règles sont respectées, dans un registre disponible à tout moment,
- pour que la direction de la conformité dispose d’une consolidation complète, même si les décisions et autorisations sont locales,
- pour les directions commerciales et des achats, les plus concernées par les cadeaux & invitations,
- pour les directions financières et le rapprochement des notes de frais,
- pour les directions des ressources humaines qui s’assurent de la bonne diffusion et compréhension des règles de l’entreprise,
- pour disposer d’un reporting efficace et efficient à destination de la gouvernance, qui exerce la responsabilité de la surveillance.
