Table ronde AFDCC-ALTARES – 22 septembre 2022 de 11h à 13h30 à Vitrolles

Le processus d’onboarding/embarquement/intégration de vos fournisseurs dans votre base de données business vous semble trop long et trop compliqué ? Vous ne savez pas de quelles données vous avez besoin ? Vous n’êtes pas sûr de la fiabilité de vos partenaires ? Vous voulez suivre les règlementations en matière de compliance mais vous êtes perdu ? Découvrez les 6 étapes clés qui vont vous simplifier la tâche.

6 étapes pour un onboarding fournisseurs réussi

  1. Identification du fournisseur

Identifier un fournisseur de manière précise et exacte demande de la rigueur et surtout, des sources d’informations fiables et complètes : dénomination exacte du fournisseur, adresse(s), forme juridique, en bref tous les éléments administratifs propres à votre tiers. Pensez également à vérifier si l’entreprise est bien inscrite au registre national du commerce. C’est une première étape indispensable, mais pas suffisante, vous ne saurez pas tout d’un tiers avec uniquement ses coordonnées et données officielles d’identification.
  1. Vérification des risques liés au fournisseur

Une fois la légitimité de votre fournisseur validée, vous devez vous pencher sur la question des risques éventuels que votre collaboration avec ce fournisseur peut faire peser sur vous. Quelques points d’attention sont à privilégier :
  • taille de l’organisation,
  • ancienneté,
  • santé financière,
  • états financiers (généralement comptes annuels),
  • risque activité,
  • risque pays.
  1. Savoir avec qui vous faites affaire

La structure et l’organisation de votre fournisseur est un élément que vous devez connaître et intégrer à votre processus d’onboarding. Voici les informations principales que vous devez collecter :
  • identité des dirigeants de l’organisation,
  • actionnaires,
  • Bénéficiaires Effectifs (personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou non, au moins 25% du capital ou des droits de vote, ou qui exercent un contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction ou sur l’assemblée générale),
  • liens capitalistiques (liens qui s’établissent par le capital entre deux sociétés, cela englobe les actionnaires concernés, les filiales directes et indirectes),
  • appartenance éventuelle à un groupe,
  • détention éventuelle par plusieurs propriétaires (autres que la maison mère).
Ces informations – en particulier les Bénéficiaires Effectifs – peuvent être compliquées à réunir. Pour ce faire, une source externe d’informations sur les entreprises telles que la base Altares-D&B peut vous aider à réunir des donnée fiables et exhaustives sur vos fournisseurs. UBOFactory en particulier recense tous les BE de vos tiers, avec une granularité telle que vous pourrez même connaître les bénéficiaires détenant un capital inférieur à 25%, ce qui peut s’avérer très utile dans vos processus d’évaluation des fournisseurs.
  1. Évaluer les BE et la réputation de vos fournisseurs

L’étape de screening ou criblage va vous permettre d’écarter les fournisseurs et leurs BE risqués d’un point de vue réputationnel, parce qu’ils sont :
  • des Personnes Exposées Politiquement (ou leurs proches),
  • répertoriés sur des listes de sanctions,
  • nommés dans un ou des articles de presse négative.
La loi française Sapin 2 relative à la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique rend obligatoire l’identification des BE et leur déclaration par les entreprises au Registre National des Bénéficiaires Effectifs. D&B Onboard et indueD sont des solutions qui vous accompagnent dans ces démarches d’onboarding et d’évaluation de vos fournisseurs (KYS, Know Your Supplier), et d’automatiser ces tâches afin de vous faire gagner en temps, en efficacité et en fiabilité.
  1. Archiver les audits

Vous devez conserver toutes ces informations relatives à l’évaluation de vos fournisseurs tout au long de la relation d’affaires et encore 5 ans après la fin de la relation. En effet, en cas de contrôle, par exemple par l’Agence Française Anticorruption, ces documents peuvent vous être demandés.
  1. Surveiller les fournisseurs sur le long terme

Toutes ces vérifications doivent bien entendu être faites avant toute entrée en relation avec un nouveau fournisseur, mais également tout au long de la relation, pour vous assurer que vous ne courez pas de risque et que vous pouvez continuer à faire affaire avec un fournisseur. Le plus simple pour vous éviter de passer beaucoup de temps et de mobiliser vos équipes – pas toujours formées à la conformité – sur des tâches d’évaluation et de surveillance sur le long terme, est d’opter pour l’automatisation au travers de solutions vous permettant de recevoir des alertes en cas de changement dans les informations de vos fournisseurs (changements administratifs, organisationnels mais aussi de santé financière et de risque).

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