Les enjeux des Directions Achats ont fortement évolué ces dernières années. Les aspects réglementaires ont pris une place importante dans le processus de sourcing des fournisseurs. Pour les responsables Achats il s’agit de contrôler l’identité de leurs fournisseurs et de s’assurer de leur honorabilité dans l’exercice de leur activité.
Comment procéder ? Sur quelles informations s’appuyer ? Comment bien traiter ce sujet pour prendre les bonnes décisions sans y consacrer trop de temps ? Nous vous aidons dans la gestion d’une relation pérenne avec vos fournisseurs, au travers de l’évaluation de la santé financière et de la conformité de vos partenaires pour un développement durable de votre business.
Comment lutter contre les faux dans le cadre de votre stratégie Achats ?
La conformité est soumise à de plus en plus de réglementations et de normes RSE, obligeant les entreprises à une connaissance de leurs tiers business de plus en plus poussée.
Quels sont ces tiers ?
Les tiers que vous devez connaitre en détails sont vos clients bien entendu mais aussi vos intermédiaires, vos partenaires, vos fournisseurs et vos employés.
Quelles informations collecter ?
Vous devez collecter un certain nombre d’informations sur ces tiers, notamment :
- taille, structure, autorité déléguée de prise de décision de l’organisme,
- lieux, secteurs d’activité,
- nature, échelle et complexité des activités et opérations,
- modèle économique,
- entités sur lesquelles l’organisme exerce un contrôle et les entités exerçant un contrôle sur l’organisme,
- partenariats commerciaux,
- nature et étendue des interactions avec les représentants publics.
Toutes ces informations sont de nature à permettre aux entreprises de se prémunir des risques liés aux tiers.
Pourquoi une connaissance si fine de vos tiers ?
Entre 2000 et 2013, 75% des affaires de corruption impliquaient des paiements effectués par des intermédiaires. Et puisque votre entreprise est responsable du comportement de ses fournisseurs et de toute personne travaillant pour son compte, vous serez impliqués si l’un de vos partenaires se retrouve dans une affaire de fraude. Comment éviter cela ?
La Due Diligence est la clé pour lutter contre la corruption de vos fournisseurs et de toute personne qui travaille pour vous.
Cependant, en sollicitant de la documentation de la part de ses partenaires, un autre risque surgit…
La fraude documentaire
En France, en 2019, 70% des entreprises ont été victimes d’au moins une tentative de fraude documentaire, 8 881 porteurs de faux ont été interpellés par la PAF pour 16 194 faux documents. En 2020, environ 12% des entreprises françaises ont essuyé une perte de plus d’1 million de dollars du fait de la fraude (fraude au faux fournisseur, fraude au faux technicien…).
La fraude à la carte d’identité est un faux très courant et accessible facilement, il existe aussi les fausses factures (éléments manquants ou faux, surfacturation, sous-facturation). Il est possible de se prémunir contre ces fausses factures en vérifiant les mentions obligatoires : n° TVA, n° RCS, existence de la contrepartie, taux de TVA.
Comment lier l’analyse du risque à la dépense pour optimiser votre réflexion Achats ?
Cartographier ses dépenses
- identifier si l’activité du fournisseur a un impact dans votre production ou vos services,
- évaluer le taux de dépendance, autrement dit ce que l’on représente dans le chiffre d’affaires du fournisseur, en mettant en rapport le SPEND (dépenses) et le chiffre d’affaires du fournisseur (compliqué pour les fournisseurs qui ne publient plus leurs comptes, ne pas hésiter à les demander auprès du fournisseur),
- identifier la géographie des fournisseurs au regard des événements planétaires (certains pays sont à plus fort risque, mais il faut aussi prendre en compte ceux qui achètent dans ces pays et peuvent être impactés indirectement),
- mettre en rapport l’importance du SPEND et l’actionnariat du fournisseur (quel actionnaire en bénéficie, un concurrent ?),
- collecter toutes les informations de conformité : RSE, corruption, travail dissimulé…
Une information « fraîche » indispensable
- l’information sur les risques financiers (enrichir la note de solvabilité et la monitorer),
- le taux de dépendance,
- la santé financière,
- les mouvements capitalistiques.
Pour assurer la fraicheur de cette information, la digitalisation des informations recueillies sur le terrain est primordiale.
Pour déployer un process métier risk, compliance ou fraude, il faut s’appuyer sur un référentiel tiers propre et à jour (D-U-N-S Number pour avoir un identifiant unique permettant d’identifier les doublons).
Le cycle de gestion de la data comprend 3 phases : recherche / création, enrichissement, mise à jour.
Recherche / création :
- identifier le bon tiers,
- identifier les doublons avant création,
- identifier les tiers actifs / inactifs,
- différencier les sièges sociaux des établissements.
Enrichissement :
- disposer d’un set de données communes,
- disposer de données standardisées et cohérentes.
Mise à jour :
- maintenir dans le temps la qualité et la cohérence des données,
- être alerté en cas d’événement important.
En amont de ces phases, il faut s’assurer de la fiabilisation des données et d’associer un D-U-N-S Number à chaque tiers, et définir son périmètre opérationnel.
Pour vous aider dans la gestion du risque de vos relations fournisseurs et tiers business, Altares met à votre disposition sa solution intuiz+., où vous aurez accès aux informations sur de 22 millions d’entreprises françaises. intuiz+ vous aide à prendre des décisions et à développer votre business, tout en préservant la santé financière de votre entreprise.
Ces données pourront être complétées par une évaluation de la conformité de vos tiers, à l’aide de notre outil indueD.
Pour en savoir plus, vous pouvez visionner le replay du webinar qui a eu lieu le 24 septembre, animé par Laurent Lauce, Product Marketing Manager et Michael Lisch, Consultant chez Altares. Nos 2 experts ont reçu Sandra Birtel, CET et fondatrice de BLL Consulting, Jérôme Naslin, Président d’Easypics, et Emmanuel Poidevin, Président fondateur d’e-Attestations.
