Face à la multitude d’outils et de plateformes de conformité disponibles sur le marché, les responsables de la Compliance jonglent au quotidien avec plusieurs solutions et logiciels qui nécessitent interfaçage et rapprochement. Découvrez tous les bénéfices d’une solution de conformité centralisée.
Enjeux des compliance officers à l’horizon 2025
Les 20 enjeux quotidiens selon les compliance officers
- L’intégration de nos clients et fournisseurs nous prend trop de temps.
- Une intégration trop longue entraîne des retards de vente et d’approvisionnement.
- Nos équipes de conformité sont sous la pression des secteurs d’activité.
- La conformité nécessite beaucoup de ressources internes, que nous préférons utiliser pour notre cœur de métier.
- Identifier le Bénéficiaire Effectif réel est le plus grand défi de mon processus KYC / KYS.
- L’identification du BE réel pour les tiers étrangers est un problème majeur.
- Il est difficile d’identifier les allégations et les listes de sanctions.
- Je ne peux pas suivre l’évolution des lois et des règlements.
- Nous perdons du temps à intégrer des clients et des fournisseurs à faible risque.
- La recherche et la compréhension des données KYC prennent beaucoup de temps.
- Nous ne voulons pas que notre réputation et notre honorabilité soient ternies.
- Je ne sais pas comment définir le niveau de risque.
- Je ne sais pas quels critères/données prendre en compte.
- La collecte d’informations prend du temps et est généralement incomplète.
- Comment être sûr de ne pas manquer des informations importantes ?
- J’aimerais automatiser la priorisation des risques sur mes tiers.
- J’aimerais pouvoir sensibiliser les parties prenantes de l’entreprise aux questions de conformité.
- J’ai besoin d’optimiser les traitements et la prise de décision.
- Je dois facilement fournir un rapport de risque à ma direction.
- Difficulté à envoyer un questionnaire et à gérer les réponses de tiers.
Comment mesurer son niveau de conformité ?
Altares a identifié 5 stades de maturité en compliance :
- À ce stade, les problèmes de conformité ne sont pas documentés et traités. Tout est à construire (nouveau manager, nouvelle équipe).
- Il n’y a pas d’approche structurée ou de politique de conformité (pas de procédures partagées, d’actions manuelles, etc.). Les analyses sont décentralisées, hétérogènes. Vous vous fiez aux déclarations de vos tiers.
- La recherche de source active est configurée pour obtenir des données de conformité dans votre processus KYC/KYS. Pour les clients ou fournisseurs nationaux, c’est plus difficile à l’international. Il n’y a pas de surveillance active des clients ou fournisseurs existants.
- Une politique de conformité est liée à des contrôles actifs pour les clients ou fournisseurs nationaux et internationaux. La gestion des faux positifs est prise en charge par des analystes de conformité internes. La surveillance et le screening du BE sont en place. Une base de données globale d’un fournisseur externe est utilisée.
- Le processus de conformité est externalisé, le KYC/KYS est géré via une piste d’audit et est disponible pour les équipes d’audit de conformité.
Pour mesurer un niveau de conformité, il est nécessaire de passer par un processus KYC / KYS (Know Your Customer / Supplier) dont voici le détail des étapes :
Des solutions compliance intégrées à vos systèmes
Waw Compliance, la solution de compliance centralisée
Les réglementations en matière de conformité sont nombreuses, complexes, de plus en plus exigeantes et différentes selon les pays. Difficile donc de s’y retrouver et de s’y conformer dans un contexte internationalisé ou presque toutes les entreprises, de la plus petite à la plus grande, travaillent avec des partenaires étrangers (ne serait-ce que des fournisseurs).
Chaque entité doit savoir identifier les entreprises de confiance, notamment en termes d’éthique, qui peut impacter son image et sa réputation.
Les programmes de conformité doivent englober :
- la lutte contre la corruption,
- la gestion des risques cyber,
- les problématiques RGPD,
- la gouvernance,
- les enjeux climatiques,
- les enjeux humains,
- la Responsabilité Sociétale des Entreprises,
- etc.
Une solution de compliance efficace doit intégrer toutes les composantes de la conformité et permettre de créer des reportings. C’est ce que propose notamment Waw Compliance, avec sa solution centralisée et gérée en temps réel, accessibles sur PC, tablettes et smartphones. Elle s’appuie sur les données d’Altares-D&B pour vous faciliter la vie, vous alerter en cas de non-conformité concernant vos tiers, et vous propose des dashboards qui vous permettent un pilotage simplifié. Elle permet aussi l’élaboration et l’envoi de questionnaires d’enquêtes internes ou externes, relance, suivi des réponses… Parce que chacun est impliqué dans la conformité. A ce titre, elle propose des formations sur les différentes thématiques compliance.
De plus, la digitalisation de votre compliance a pour avantages, entre autres, de faciliter vos échanges avec les autorités, le secteur bancaire et celui de l’assurance.
Pour en apprendre plus sur ce sujet, regardez le replay de notre webinar du 8 avril, qui recevait Séverine Dangel, Director Ethics & Compliance, Risk & Internal Control chez Somfy, et Nathalie Kestener, Partner and Business Development chez Waw Compliance.
