Digitalisation des processus : la facture électronique
Aujourd’hui la majorité des structures privées et publiques sont engagées dans une démarche RSE.
Le numérique est paradoxalement à la fois reconnu comme l’un des grands producteurs d’empreinte carbone, et une des réponses aux enjeux environnementaux, pour une économie plus responsable via la dématérialisation des processus métier. L’enjeu de cette dualité est celui de la sobriété numérique.
La facturation électronique – qui sera obligatoire en 2024 – représente une chance pour les entreprises, elle devrait notamment permettre de réduire les délais de paiement en fluidifiant les flux d’échanges de documents.
La consommation de papier dans le cadre de la gestion des tiers et son impact carbone
Une vue sur la consommation de papier engendrée par une commande et tout le processus qui s’en suit :
- un bon de commande = 4 exemplaires papier ;
- une fois la commande signée, 2ème étape : la décision de crédit (conditions de paiement) = entre 5 et 20 pages de papier par rapport ;
- la facturation et son envoi par voie postale, qui est encore d’actualité, avec à l’heure actuelle, 80% des factures encore éditées sur papier ;
- le recouvrement éventuel = impression des relances, envoi, balances âgées, autant de documents obsolètes dès leur impression ;
- le paiement : chèques, lettres de change et envoi postal…
Impact financier de l’order to cash
L’édition et l’envoi de factures papier mènent automatiquement à des délais de paiement allongés, par rapport à une facture reçue instantanément par mail. Le coût du recouvrement représente environ 20% du montant de la facture.
25% des défaillances en France étant déclenchées par les retards de paiement, il est primordial de rendre plus efficaces les processus de facturation.
La digitalisation contribue à l’amélioration des résultats financiers.
Comment la gestion du poste client maximise l’impact financier et l’éco-responsabilité à travers la digitalisation ?
Le paiement a été la première étape massivement digitalisée, mais il s’agit de la dernière étape du processus d’achat.
Si la commande et la décision de crédit sont également majoritairement dématérialisées, la facturation gagnerait à l’être davantage.
Outre l’avantage inhérent au délai de paiement, l’impact environnemental est de taille.
La digitalisation supprime les contenus papier et contribue à l’éco-responsabilité.
Comment la digitalisation optimise la facturation électronique ?
En moyenne, 5 à 10% des Siren dans un portefeuille sont soit manquants soit erronés.
Or il s’agit du référentiel unique essentiel pour que l’Etat puisse imputer la TVA sur les factures.
En cas d’anomalies sur le référentiel, cela impose un traitement manuel, hors processus traditionnel, avec :
- risque de pénalités en cas de mauvaises déclarations ;
- impacts sur la productivité des équipes ;
- augmentation des retards ;
- litiges avec vos clients.
Pour y remédier, une fiabilisation de votre base de données fournisseurs est indispensable, afin d’ouvrir la voie à la facturation électronique (obligatoire dès 2024 en France) qui exige un certain nombre de données. Cette digitalisation optimise la gestion administrative du poste client.
Il reste donc moins d’un an aux entreprises pour anticiper sa mise en place, via la digitalisation de leur data.
Pourquoi la fiabilisation des données de vos tiers est une étape amont importante ?
La fiabilisation de votre base de tiers est impérative avant tout engagement dans la facturation électronique. Elle vous permet de :
- normaliser vos tiers et éviter la création de doublons ;
- identifier avec certitude un siège social ou encore une société inactive ;
- enrichir vos informations sur vos tiers en France et à l’international ;
- être alerté en cas de changements, de déménagement, nouveau dirigeant, fusion, entrée en défaillance…
Il est recommandé de réunir tiers fournisseurs et clients au même endroit : CRM, ERP ou SRM. Tous ces systèmes sont interfacés, permettant de disposer d’une seule source de donnée. Le choix de l’outil est directement lié à la gouvernance du projet : SRM pour les achats, ERP pour la comptabilité / la finance, ou CRM pour les clients.
Cette donnée sera intégrée via un API ou en mode fichiers mis à jour automatiquement.
Altares était partenaire de l’événement « Journée Numérique et Dématérialisation Ecoresponsable » organisé par Archimag qui s’est déroulé le 24 janvier, sous format webinar.
Retrouvez le replay ci-dessous, avec Laurent Luce, Head of Product Marketing Management et Gilles Lambert, Product Marketing Manager Risk :
