La mise en place du processus de conformité est un enjeu majeur pour un grand nombre d’entreprises, notamment concernant leurs tiers fournisseurs, actuels et futurs, qui doivent être soumis à la procédure KYS (Know Your Supplier). Ainsi, le service achats est impliqué dans la mise en place du processus de mise en conformité, idéalement intégré dans les ERP (progiciel de gestion intégré) et SRM (gestion de la relation fournisseur), pour collecter les informations sur l’honorabilité et l’éthique des fournisseurs.

C’était le sujet du webinar Altares du 26 juin, intitulé « SAP & Compliance : comment mettre en place votre processus de KYS avec SAP ? »

Ce webinar était animé par Laurent Luce, Compliance Product Marketing Manager, Michaël Lisch, Expert MDM chez Altares, et Julie Mahérault, associée chez Exton Consulting, spécialisée dans la transformation des fonctions Finance, Risque et Compliance dans le secteur bancaire.

 

Les 8 étapes de l’évaluation de vos tiers fournisseurs et les indicateurs du score de KYS

Le rapport de conformité (qui contient le score de KYS) peut vous être demandé en cas de contrôle par l’AFA (Agence Française Anticorruption). Il contient 8 étapes dont :

  • étape 1 : identification du bon tiers grâce à la D-U-N-S numberisation, qui peut être réalisée avec SAP (prise en compte des homonymes et erreurs),
  • étape 2 : enrichissement en données identitaires, capitalistiques, dirigeants et bénéficiaires effectifs nécessaires à la due diligence,
  • étape 3 : screening des PPE (personnes politiquement exposées), de la presse négative, et des listes de sanctions internationales,
  • étape 4 : monitoring avec alerte sur les changements des données d’identification et l’activité.

Les indicateurs qui composent le score de KYS

Pays, activité, PPE, presse négative, sanctions :

  • risque pays : basé sur 3 niveaux, permet d’identifier si un risque existe dans le pays du tiers,
  • risque activité : certaines activités sont plus exposées à la corruption et au blanchiment d’argent,
  • PPE faisant partie de l’arbre capitalistique de l’entreprise évaluée,
  • sanctions internationales : 1500 listes, actuelles et passées pour savoir à qui on a affaire,
  • presse négative : informations collectées grâce au NLP (Natural Language Processing) qui détecte si des tiers sont identifiés dans des articles de presse négatifs.

Peuvent aussi s’ajouter :

  • questionnaires fournisseurs,
  • indicateur personnel avec des informations recueillies par vous-mêmes au sujet de la fidélité, du niveau d’importance clientèle et du chiffre d’affaires de vos tiers, à intégrer dans le calcul du score de conformité.

Tous ces indicateurs sont personnalisables en fonction des critères de vos politiques de conformité et de gestion du risque.

Comment lancer rapidement et automatiquement une Due Diligence depuis SAP ?

BAO (Business Add-On) est une solution qui vous permet d’enrichir et de maintenir à jour les données de votre système d’information SAP avec celles d’Altares – Dun & Bradstreet, et peut-être connectée à indueD, notre solution Compliance.

Le processus d’enrichissement des données dans SAP se fait directement via indueD : D-U-N-S numberisation, avec le détail des risques identifiés par indueD. A partir de SAP, vous pouvez voir quels tiers sont suivis par indueD pour générer des actions en masse.

La mise en conformité, une opportunité de transformer vos processus achat ?

La connaissance des fournisseurs est essentielle à la fonction achat.

Les enjeux traditionnels de la fonction achat sont les suivants :

  • maîtrise des coûts : premier objectif pour la majorité des directions achats en 2019,
  • création de valeur,
  • maîtrise des risques fournisseurs, avec un focus important sur les critères éthiques qui peuvent être facteurs de risques et peuvent nuire à votre réputation.

Cette meilleure maîtrise de gestion des risques fournisseurs passe par une transformation des modes de fonctionnement existants, selon deux grandes tendances :

  • standardisation des outils KYS : les banques utilisent les mêmes outils pour leur KYS, pour atteindre un niveau de standardisation important, fluidifier les échanges avec les fournisseurs, et réduire les coûts (ex : centralisation des achats),
  • mutualisation des traitements KYS, avec recours à un opérateur KYS qui joue le rôle d’intermédiaire entre fournisseurs et départements achats des groupes bancaires. Les bénéfices de cette sous-traitance sont le partage des coûts entre les banques, la fluidification des échanges fournisseurs grâce à un point d’entrée unique, et le focus sur le risque fournisseur plutôt que sur la collecte.

Visionnez le webinar dans son intégralité :