L’étape d’entrée en relation avec un nouveau client est cruciale pour une entreprise. Il s’agit pour elle de vérifier qu’elle ne fait pas affaires avec des entités corrompues.
Qu’elles soient motivées par un besoin de mise en conformité avec la réglementation (sociétés assujetties à la loi Sapin 2 ou LCB-FT) ou par la volonté d’exercer leur activité de manière éthique, les entreprises prêtent aujourd’hui une attention particulière au processus d’intégration de leurs clients.
Ce processus, aussi connu sous le nom de KYC (Know Your Customer), comprend l’identification, la validation et l’évaluation de nombreuses données sur le client.
Au moment de la création du nouveau tiers, l’entreprise cherche à répondre aux questions suivantes :
- Le client existe-t-il légalement ?
- Le client est-il en bonne santé financière ?
- Qui sont les bénéficiaires effectifs du client ?
- Les bénéficiaires figurent-ils sur des listes de sanctions ?
Comment procéder pour collecter les bonnes informations qui vont vous permettre de répondre à ces questions et ensuite prendre la bonne décision quant à savoir s’il faut onboarder ou non le nouveau tiers.
Altares vous propose de suivre 6 étapes pour un processus KYC efficace et conforme à la réglementation :
1. Établissez l’identité du client
La première étape concerne l’identification du client.
Etes-vous sûr de son existence légale ? Quelle activité exerce-t-il ? L’entreprise est-elle inscrite au registre national du Commerce ? Est-elle toujours active ?
2. Vérifiez les risques
Une fois confirmée l’existence légale de l’entreprise, l’étape suivante consiste à évaluer sa santé financière.
Ici vous voulez vérifier que l’entreprise est solvable et qu’elle ne présente pas un risque de défaillance à court ou moyen terme. Cette vérification a pour objectif de vous assurer que le nouveau client saura et pourra honorer sa facture.
3. Découvrez avec qui vous faites affaire
Découvrir avec qui vous faites réellement du business vous permet de mieux évaluer les risques.
Le nouveau client est-il un tiers de confiance ? Savez-vous vraiment qui est le bénéficiaire effectif, c’est-à-dire celui qui détient réellement l’entreprise ?
De nombreuses organisations sont composées de multiples actionnaires et de plusieurs filiales. Il peut être très compliqué d’identifier les bénéficiaires effectifs réels, d’autant qu’ils ne s’arrêtent pas aux frontières, certains se situent à l’étranger.
4. Evaluez les Bénéficiaires Effectifs et la réputation de l’entreprise
Vous avez identifié les bénéficiaires effectifs, l’étape suivante consiste à les évaluer pour savoir si l’un d’entre eux est présent sur une liste de sanctions ou une liste de Personnes Exposées Politiquement ou même mentionnés dans des articles de presse négatifs.
5. Archivez vos audits
Toutes les précédentes étapes d’identification et d’évaluation des clients doivent être sauvegardées. En cas de contrôle de la part des autorités, il vous faudra leur présenter les informations que vous avez recueillies ainsi que les évaluations les concernant et vos propres conclusions.
Tout manquement à cette obligation peut donner lieu à une sanction, y compris financière.
6. Surveillez vos clients
La dernière étape est la mise sous surveillance de vos tiers. L’identification et l’évaluation des tiers ne se fait pas seulement au moment de l’onboarding. Les entreprises changent continuellement, d’activité, de siège social, de dirigeants et leurs résultats financiers évoluent chaque année, aussi vous devez surveiller vos clients de façon continue.
La mise sous surveillance du tiers, aussi appelée monitoring, consiste à répéter les 5 étapes décrites ci-dessus.
Cela vous parait trop long, trop compliqué ?
Vous pouvez choisir une solution qui automatise le processus de suivi et vous alerte dès qu’un changement est intervenu chez votre client.
Comment collecter les données nécessaires aux étapes 1 à 6 ?
Si vous contactez directement votre client pour recueillir les informations le concernant, cela pourrait altérer votre relation. Si vous mobilisez vos équipes internes pour effectuer ce travail, cela leur prendra un temps considérable.
En optant pour une source externe auprès d’un spécialiste de la donnée BtoB, vous éliminez de nombreuses tâches administratives, vous réduisez le risque d’erreur humaine, vous gagnez du temps et permettez à vos équipes de se concentrer sur les cas les plus complexes.
Les solutions Altares permettent une automatisation des processus KYC et vous assurent une démarche durable. Vous restez informé de tout changement qui pourrait poser un risque aujourd’hui ou demain.
Pour en savoir plus, téléchargez le Guide Conformité pour un onboarding client réussi
