Migration SAP S/4HANA : BAO vous accompagne

Business Add-On (BAO) est la solution Altares de gestion des tiers intégrée à votre ERP SAP, développée avec les équipes PASàPAS. Avec le passage de ECC6 à SAP S/4HANA qui devra être effectué par les clients SAP, BAO est plus que jamais un outil incontournable pour la gestion de ses tiers. Xavier Homé, Directeur des ventes chez PASàPAS, Alexis Scherpereel, Directeur de projet en charge de l’offre Conversion Factory S/4HANA chez PASàPAS et Laurent Luce, Senior Product Marketing Manager Compliance chez Altares, nous parlent des enjeux clients, du passage à SAP S/4HANA et de l’aide apportée par BAO dans ces processus.

Alexis, Xavier, pouvez-vous nous présenter PASàPAS en quelques mots ?

PASàPAS est un intégrateur majeur dans le monde SAP qui emploie près de 400 personnes, pour accompagner les entreprises dans leur installation de SAP à travers 4 activités : le Conseil et l’Intégration, le Support et la Maintenance, l’Infogérance SAP et la Business Intelligence & l’Analytics. Dans le cadre de la vague de transformation de ECC6 vers SAP S/4HANA, PASàPAS propose un accompagnement technique et fonctionnel, avec notamment l’offre « Conversion Factory SAP S/4HANA » qualifiée par SAP, qui vise à industrialiser et à accélérer cette transformation / conversion.

En 2021, quels sont les principaux enjeux des clients SAP ?

2020 a été une année compliquée, les projets et investissements ont souvent été mis en attente mais on constate une reprise dynamique en ce début d’année pour la conversion des ERP des entreprises : démarrage d’études, cadrage de transformation ou de conversion, roadmap pour définir les objectifs de cette transformation, anticipation de la fin de maintenance d’ECC6, et intégration de SAP S/4HANA aux processus métiers. 3 enjeux se dessinent pour nos clients :

• organiser leur projet SAP S/4HANA en optimisant les coûts et la durée du projet,
• tirer parti de SAP S/4HANA en améliorant sa productivité,
• apporter de la valeur aux métiers avec refonte de certains process.

En parallèle des transformations/conversions, il y a aussi de nouveaux clients SAP qui viennent chercher la valeur ajoutée de SAP S/4HANA : digitalisation, ergonomie repensée, processus robustes et modernisés, projection vers des fonctionnalités d’automatisation, de robotisation et de machine learning qui augmentent la productivité et facilitent le travail quotidien des sociétés. L’enjeu géographique joue aussi un rôle clé dans le choix d’un prospect pour l’ERP SAP S/4HANA : les capacités géographiques de l’outil (multi pays, multi langues, multi devises) sont un atout indéniable. Beaucoup de clients ont réalisé des fusions ou acquisitions, en particulier dans le cadre de la crise sanitaire Covid-19 : l’adoption de SAP S/4HANA dans le système d’information de ces entreprises est gage de rapidité et de sûreté. Avec SAP S/4HANA, tous les process sont centralisés, contrôlés, unifiés et tout le monde utilise le même processus et le même référentiel, et ce, peu importe sa localisation dans le monde.

Quels sont les prérequis à l’adoption de SAP S/4HANA ?

Travailler sur sa base et créer des « business partners sont les prérequis à SAP S/4HANA. Il s’agit dans un premier temps de regrouper les clients, fournisseurs, contacts mais aussi employés sur un référentiel « business partners. La base de données doit être nettoyée en amont pour assurer la qualité des informations et la cohérence entre les différents partenaires, clients et fournisseurs (ils sont parfois les deux à la fois, attention aux doublons) : c’est le process de Customer Vendor Integration (CVI), une phase clé du point de vue de la qualité des données. Pour les clients qui réalisent une conversion vers SAP S/4HANA, la gestion des tiers clients et fournisseurs et le nettoyage de leur base sont perçus comme compliqués, mais ce sont des éléments cruciaux, qui sont d’ailleurs souvent réalisés bien en amont de la migration, et aisément mis en place par l’expérience et les équipes de PASàPAS. La plupart des clients qui font appel à PASàPAS dans le cadre d’une conversion SAP S/4HANA ont un ERP en ECC6. Chez PASàPAS, nous leur conseillons de ne pas attendre de se lancer dans une étude de cadrage SAP S/4HANA pour s’approprier les règles de conversion : migration des tiers, fusion entre clients et fournisseurs, etc. Nous accompagnons ainsi nos clients, qui pour certains ont déjà débuté ce travail en amont de cette migration, afin de ne pas se retrouver au pied du mur.

Comment Business-Add-On peut être un facilitateur d’adoption de SAP S/4HANA ?

BAO facilite cette conversion et la gestion des tiers business partners dans SAP. Pourquoi cette solution est-elle intégrée dans l’ERP et non dans le CRM, par exemple ? Avec SAP en ERP, on dispose des informations de comptabilité, incluant la comptabilité tiers clients et fournisseurs. BAO accompagne depuis 8 ans des clients et leur apporte en sus de la valeur dans le cadre de leur conversion vers SAP S/4HANA.

Comment nettoyer sa base grâce à BAO ?

Les deux bases clients et fournisseurs sont mises en parallèle avec la base Altares-D&B, qui regroupe les entreprises du monde entier avec son identifiant unique : le D-U-N-S Number. Altares collecte, agrège et vérifie aussi les informations sur les risques financiers, les données identitaires, les liens capitalistiques, les chiffres affaires… Lors de la conversion vers SAP S/4HANA, on fiabilise la base clients en la confrontant à la base Altares-D&B. Ensuite, on accompagne les clients dans la réinjection de cette base dans SAP.

Gestion du risque avec BAO

BAO facilite l’agrégation des données identitaires, la gestion des doublons, et permet en outre de disposer des principaux ratios financiers (notamment retards de paiement et risques financiers) utiles pour les achats, le commerce et le credit management, et les processus de conformité KYC et KYS. BAO s’intègre à l’environnement SAP sans installation prérequise, c’est un add-on qui se greffe directement dans SAP. BAO permet aussi d’identifier les arbres capitalistiques des tiers, et donc les niveaux de dépendance des clients ou des fournisseurs.

Fonctionnalités de BAO

• 1ère étape du processus BAO : fiabiliser en identifiant avec certitude le tiers client ou fournisseur,
• 2^ème étape : dédoublonner (identification des doublons),
• 3^ème étape : normaliser les informations telles que les adresses, codes postaux, etc.

Une fois en production avec SAP S/4HANA, il y a identification sur la base de données d’un business partner, ce qui évite les fraudes telles que les faux tiers, les faux virements ou encore la fraude « au président. Puis, quand la fiche business partner est créée, l’information est enrichie avec des données utiles aux métiers (comptabilité fournisseurs et clients, risques financiers, risques de compliance…). Ainsi la base est fiable et maintenue à jour constamment.