Les enjeux des Directions Achats ont fortement évolué ces dernières années. L’intégration des données tant internes qu’externes a pris une place importante dans l’optimisation du processus Achats et aujourd’hui il s’agit pour les responsables de la profession d’être totalement intégrés dans la chaine de valeur et de participer activement à la rentabilité de l’entreprise. Ne dit-on pas que 50% de la marge se fait à l’achat ?
Comment procéder ? Sur quelles informations s’appuyer ? Comment bien traiter ce sujet pour prendre les bonnes décisions sans y consacrer trop de temps ?
Nous vous aidons à bien identifier quelles sont les méthodes qui vont optimiser le Source-to-Pay dans les SRM innovants. Nous ferons également un focus sur la data de qualité qui permet d’anticiper le risque de défaillance de vos fournisseurs.
Comment l’intégration de données externes au processus Source-to-Pay augmente la performance Achat ?
- Lors des appels d’offre, on peut enrichir et automatiser les scénarios d’attribution de lots et utiliser cette donnée pour aider la prise de décision. Dans un environnement de plus en plus complexe, avec de plus en plus de pénuries, une guerre des talents, des exigences environnementales et sociales plus fortes, on peut de moins en moins se permettre une prise de décision basée uniquement sur le prix, il faut y intégrer des paramètres de risque, de RSE et d’environnement d’entreprises (exemple : règles sanitaires au sujet du Covid).
- Le processus de commande doit être ajusté en temps réel en se basant sur la donnée externe. Par exemple, si vous continuez de passer des commandes auprès d’un fournisseur qui vient d’entrer en liquidation ou a été racheté, vous risquez de voir vos commandes non honorées. L’accès à de l’information externe en temps réel permet de limiter ces risques.
- La cartographie des fournisseurs doit évoluer avec des évaluations exhaustives basées non seulement sur les données d’évaluations internes mais aussi sur des données externes. Par exemple, grâce aux données externes, vous pouvez découvrir que les Bénéficiaires Effectifs d’un de vos fournisseurs sont vos concurrents, et décider ainsi de mettre un terme ou non à la relation commerciale.
Pour prendre des décisions éclairées sur vos fournisseurs, il vous faut synthétiser les données internes et externes.
Comment mettre en place votre processus de KYS (Know Your Supplier) ?
La connaissance Fournisseur constitue un outil de maîtrise du risque fournisseurs et est une préoccupation forte des Directions Achats. Au-delà de la maîtrise des coûts, il faut une maîtrise des risques fournisseurs, qui doit être faite aussi sous l’angle de la conformité (anti blanchiment, anti corruption, fraude, protection des données personnelles…).
Les 4 étapes de l’entrée en relation fournisseur
Ces étapes seront valables également tout au long de la relation fournisseur dans le cadre de revues périodiques.
1. Collecter les éléments de connaissance fournisseur :
- collecter les données d’identification du fournisseur,
- vérifier si le fournisseur est déjà enregistré,
- dédoublonner et mettre en qualité les données fournisseur,
- actualiser et enrichir ces données,
- vérifier si le KYS du fournisseur est à jour,
- analyser la fiabilité financière du fournisseur.
2. Réaliser les diligences KYS :
- rechercher les Bénéficiaires Effectifs,
- effectuer le criblage Sanctions et Embargo du fournisseur et des personnes physiques associées,
- effectuer le criblage des Personnes Politiquement Exposées et des personnes physiques associées au fournisseur,
- criblage de la presse négative du fournisseur et des personnes physiques associées,
- calculer le risque fournisseur.
Contrôler les diligences KYS et décider :
- analyser et contrôler les résultats,
- prendre la décision finale.
Gérer le contrat :
- rédiger et négocier le contrat,
- le faire signer,
- mettre à jour les informations contractuelles,
- conserver le contrat signé.
S’ajoute aussi de plus en plus fréquemment la vérification des coordonnées bancaires pour éviter les fraudes au virement bancaire
Les 8 étapes de l’évaluation des tiers fournisseurs
Le score KYS obtenu va permettre aux équipes d’ajuster leur quotidien dans leur relation commerciale avec le fournisseur (cadeaux, invitations…), et anticiper d’éventuels retards de paiement.
Les due diligences peuvent être lancées automatiquement depuis SAP : les tiers sont créés dans SAP avec Business Add-On, le référentiel est enrichi, l’interaction se fait avec notre solution compliance indueD (interaction unitaire et en masse), les informations sont alors mises à jour en permanence et vous êtes alertés en cas de changement.
Comment anticiper une rupture logistique via les indicateurs de paiement ?
Comportement et attitude de paiement
Ces indicateurs de paiement vous donnent une vision de la santé financière de vos fournisseurs.
Altares propose 3 indicateurs différenciants qui renseignent sur le retard de paiement moyen en nombre de jours, et indiquent la proportion de fournisseurs payés en retard.
Avec le déploiement du programme DunTrade, Altares dispose d’une forte expertise sur les habitudes de paiement des organisations privées ou publiques.
Le Paydex : le comportement de paiement
Le Paydex est un indicateur synthétique exprimé en nombre de jours de retard moyen pour un fournisseur, pondéré par l’encours (montant des factures étudiées). Pertinent, efficace et simple, il permet d’évaluer la gravité des retards de vos fournisseurs.
Une entreprise qui paie ses fournisseurs avec un retard supérieur à 30 jours présente un risque 6 fois plus élevé d’être en cessation de paiement dans l’année.
Les FPI : l’attitude de paiement
En combinant l’analyse du respect des encours fournisseurs (Paydex) et de la proportion des fournisseurs payés avec un retard grave (FPI 30+*) ou critique (FPI 90+*), Altares est en mesure d’anticiper le risque de défaillance à l’horizon de 6 à 12 mois pour les TPE et PME, et à 2 ans et plus pour les ETI et grandes entreprises (GE).
*Les FPI, Frequency Payment Indicators, indiquent la fréquence des retards de paiement à plus de 30 jours et à plus de 90 jours.
Pour vous aider dans tous les aspects de la gestion d’une relation pérenne avec vos fournisseurs, qu’Altares organisait le 21 octobre dernier un webinar, dont vous pouvez retrouver le replay ci-dessous :
